Sistemele și procedurile sunt vitale pentru desfășurarea cu succes a unei afaceri. Potrivit lui Michael Gerber, consultant de afaceri și autor al celor mai bine vândute ghiduri de afaceri "The E-Myth", companiile bazate pe sisteme economisesc timp, provoacă mai puțin stres și fac mai mulți bani decât întreprinderile conduse de cuvântul și instrucțiunile proprietarului. Crearea procedurilor de birou este un exercițiu în logică și organizare, cel mai bine realizat într-o ordine pas cu pas.
Definiți domeniul de aplicare a procedurii, exact ce intenționează procedura să realizeze. Să fie destul de detaliat, dar nu în mod convingător. De exemplu, aveți nevoie de o procedură pentru tratarea corespondenței primite diferită de procedura de tratare a e-mailurilor trimise. Nu aveți nevoie de o procedură diferită pentru mesajele nedorite, facturile, revistele și corespondența personală. Aceste subcategorii pot fi încorporate în aceeași rubrică generală.
Stabiliți cine este responsabil pentru asigurarea procedurii, inclusiv termenele sau liniile de timp asociate procesului. Persoana responsabilă nu trebuie să o facă personal, ci trebuie să contacteze delegatul desemnat pentru a asigura finalizarea și inspectarea calității. Această definiție este cel mai bine atribuită unui titlu, mai degrabă decât unei persoane, chiar dacă știți cine va face treaba acum.
Specificați sarcinile individuale inerente acestui proces. Puneți-le în ordine cronologică.
Scrieți o descriere a fiecărei sarcini, inclusiv termene rezonabile, instrumentele necesare și acțiunile de bază necesare. Includeți o "stare de finalizare" - ce arată sarcina atunci când este terminată. Starea de finalizare este vitală pentru inspectarea muncii și evaluarea performanței angajaților.
Notați consecințele neîndeplinirii unei sarcini în intervalul de timp dat. Aceasta include acțiunea disciplinară a angajatului și un plan de urgență pentru problemele care apar din eșec.
