Permițându-le angajaților să achiziționeze fără instrucțiuni în vigoare poate crește costurile și poate reduce marjele de profit. Achiziționarea înțeleaptă începe cu cumpărarea cantității și calității corespunzătoare a articolelor la cel mai bun preț, apoi crearea unei proceduri care permite monitorizarea procesului de achiziționare. Folosirea unui buget și stabilirea unui proces de revizuire standard pot dezvălui tendințele pieței pentru a profita de structurile de stabilire a prețurilor care ar putea fi trecute cu vederea.
preparare
Scrieți o listă care descrie toate materialele și elementele pe care compania trebuie să le achiziționeze. Grupați articole similare împreună și dați fiecărui grup o poziție corespunzătoare. De exemplu, articole, cum ar fi pixuri, tampoane legale și hârtie de copiat, vor merge toate sub titlul "Echipamente de birou". Cafeaua, ceaiul, paharele și lingurile de plastic ar putea fi listate la secțiunea "Articole de bucătărie". Elemente cum ar fi legături, DVD-uri și DVD-uri ar putea merge sub titlul de "Ambalare".
Identificați toate departamentele sau zonele din companie care vor achiziționa consumabile și documentați grupurile de articole pe care fiecare zonă le va achiziționa. De exemplu, departamentul de marketing ar putea achiziționa de la rubricile "Ambalaje" și "Materiale de birou". Personalul administrativ ar putea fi singurul care achiziționează "consumabile de bucătărie", dar va achiziționa, de asemenea, "consumabile de birou".
Planificați un buget de achiziție pentru fiecare departament, utilizând bugetul anual al companiei ca punct de plecare. Stabiliți un buget lunar pentru achizițiile fiecărui departament - aceasta poate implica participarea fiecărui șef de departament pentru aprobarea finală.
Strângeți informațiile furnizorului, cum ar fi numele companiei, adresa, numerele de telefon, persoana de contact și numărul contului companiei. Conectați fiecare articol achiziționat unui anumit furnizor sau furnizor. Este înțelept să aveți o listă de furnizori pentru fiecare element care este de trei adâncime, astfel încât, dacă vânzătorul preferat este în afara stocului, există vânzători back-up pentru a merge la. Având mai mult de un furnizor de a cumpăra de la previne întârzierile în comanda. Acest lucru este deosebit de important în întreprinderi în care piesele sau alte articole trebuie comandate și primite în timp util pentru a respecta termenele limită.
Stabiliți relații cu furnizorii pentru a negocia reduceri de prețuri și pentru a gestiona comenzi speciale. Un reprezentant de vânzări desemnat în cadrul unei companii de vânzări poate găzdui și poate expedia ordine de urgență sau timp scurt de producție.
Proceduri de scriere
Scrieți un proces pas cu pas pentru fiecare departament să urmeze la efectuarea achizițiilor. Luați în considerare modul în care o achiziție va fi solicitată, autorizată, comandată, primită, livrată și plătită. Luați în considerare stabilirea unor plafoane de achiziție pentru diferitele niveluri de salariați și personal. Includeți proceduri pentru achiziții ad-hoc, opțiuni de plată și achiziții care pot necesita un răspuns din partea altor departamente. De exemplu, achiziționarea de computere noi de către departamentul administrativ va necesita implicarea și intrarea departamentului IT pentru achiziționarea de elemente de instalare, cum ar fi cabluri, modemuri și routere.
Formulați un proces pas cu pas pentru gestionarea documentelor în procesul de achiziționare. În funcție de nevoile afacerii, poate fi necesar un proces de achiziționare electronică în locul unui document pe bază de hârtie.
Proiectați formularele necesare pentru fiecare achiziție sau cumpărați formularele de acord standard de la un furnizor de servicii de birou. Formularele pot include un formular de solicitare de cumpărare cu loc de autorizare, un formular de comandă pentru a trimite vânzătorului, un formular pentru primirea articolelor dintr-un depozit principal și altul care recunoaște livrarea către departamentul solicitant.
Proiectați un proces de gestionare a plângerilor și responsabilității, revizuiți relațiile cu furnizorii și structurile de discount, monitorizați bugetele de achiziții și revizuiți și îmbunătățiți procesul de achiziționare. Optimizarea și modificarea procesului de cumpărare pot produce rezultate mai bune dacă sunt abordate în mod metodic. Analizele trimestriale și anuale ar putea adăuga linia de jos a companiei.
Creați un manual de proceduri de cumpărare care descrie un ghid pas cu pas pentru personalul care urmează să urmeze. Manualul ar trebui să ofere pași clari care fiecare membru al personalului trebuie să îl urmeze pentru a solicita, a obține autorizația și a plasa o comandă de cumpărare. De asemenea, trebuie să identifice persoanele care vor gestiona procesul și sunt autorizate să aprobe o achiziție, precum și o listă aprobată de furnizori și o listă de formulare care să indice locația fizică a formularelor sau locul în care se află în rețeaua de computere a companiei.
