Întreprinderile stabilesc proceduri de cumpărare pentru a se asigura că achizițiile sunt în interesul companiei și că banii sunt cheltuiți în mod eficient. Aceste proceduri acoperă totul, de la achiziții mici de la un singur furnizor la procese extinse de licitare. În cadrul unui proces de licitare, un manager de achiziții selectează cea mai bună ofertă dintr-o listă de oferte ale furnizorilor, pe baza costului, fiabilității și intervalului de timp pentru a primi bunurile.
Petty Cash
Întreprinderile stabilesc o limită pentru achizițiile de numerar mici, cum ar fi 25 $ sau 100 $. Un angajat care face o achiziție cu bani mici face adesea cu banii proprii. El păstrează chitanța și înaintează un formular supervizorului său sau departamentului de salarizare care include costul articolului, inclusiv taxa, motivul achiziției, data și vânzătorul. Apoi primește rambursarea pentru cumpărare de la fondul de numerar mic.
Piata deschisa
Achizițiile de pe piața deschisă nu necesită procese de licitare, dar au nevoie adesea de aprobarea unui departament de achiziții deoarece prețul mărfurilor depășește limita de numerar mic. Solicitantul face o cerere de bunuri, denumind uneori un anumit furnizor, iar dacă cererea este aprobată, face achiziția direct de la vânzător. Poate căuta în jur și primește cotații de preț verbale de la furnizori, dar ea nu trebuie și nu poate alege însăși vânzătorul.
Recrutare licitată
O afacere stabilește o limită de cumpărare pentru a determina momentul în care solicitantul va gestiona cea mai mare parte a procesului de licitare a achiziției și când departamentul de achiziții va proceda. Dacă costul bunurilor este sub această limită și este necesar un proces de licitare, solicitantul compilează o listă de oferte de la furnizori și înaintează sumele licitate departamentului de achiziții, care selectează furnizorul cu cea mai bună ofertă. Procesul de licitare al solicitantului poate include un interval de timp pentru acceptarea ofertelor.
Aprobarea departamentului de achiziții
Atunci când costul bunurilor sau al serviciilor depășește o limită de achiziție, departamentul de achiziții gestionează cea mai mare parte a procesului de licitare a achiziției, cu asistența solicitantului. Solicitantul explică de ce are nevoie de bunuri, iar departamentul de achiziții solicită oferte de la furnizori pentru un anumit număr de zile. După expirarea acestui termen, departamentul de achiziții selectează vânzătorul cu cea mai bună ofertă.
