Unul dintre obiectivele principale asociate cu managementul financiar al afacerii dvs. este să vă asigurați că clienții și clienții primesc facturi în timp util pentru produsele și serviciile pe care le achiziționează. În funcție de metoda contabilă, puteți utiliza ordinele de cumpărare, chitanțele de vânzări și facturile pentru a solicita, primi și înregistra plățile pentru produse și servicii.
Comenzile de cumpărare
O comandă de achiziție este finalizată de un cumpărător și este trimisă unui vânzător pentru a solicita achiziționarea de produse sau servicii. Cumpărătorul utilizează comanda de achiziție pentru a specifica numărul de articole, tipurile de servicii și prețurile asociate achiziției. O comandă de cumpărare este un contract care obligă cumpărătorul să compenseze vânzătorul pentru produsele și serviciile enumerate pe document, după ce le-a furnizat vânzătorul. Cumpărătorul inițiază tranzacția prin emiterea ordinului de cumpărare.
Încasări de vânzări
O chitanță de vânzare este un document care prezintă dovada plății odată ce un cumpărător achiziționează bunuri și servicii de la un vânzător și îi compensează pentru achizițiile respective. Spre deosebire de o comandă de cumpărare, nu se eliberează o chitanță de vânzări pentru achizițiile viitoare intenționate, ci se eliberează numai atunci când un cumpărător plătește pentru bunuri și servicii. O chitanță de vânzare este întotdeauna emisă de vânzător cumpărătorului în momentul plății.
facturile
O factură este o factură care detaliază bunurile și serviciile care au fost sau vor fi achiziționate de un cumpărător. O factură este similară cu o comandă de achiziție, dar este inițiată de vânzător și este emisă cumpărătorului. O factură pe client descrie prețul, cantitatea și detaliile asociate tranzacției. Atunci când un cumpărător primește factura, acesta încheie un contract de plată pentru produsele și serviciile pe care le-a cumpărat de la vânzător.
Corectarea
Din cauza erorii umane, pot apărea probleme cu comenzi de achiziție, chitanțe de vânzări și facturi. Cu fiecare formă de documentare, este posibilă corectarea, negocierea și modificarea detaliilor. Dacă există o eroare, un vânzător poate contacta cumpărătorul sau invers pentru a discuta discrepanțele și pentru a emite documente revizuite. Comenzile de cumpărare, chitanțele de vânzări și facturile sunt tratate la fel în ceea ce privește corecțiile.
