Achiziția este un departament din cadrul diviziei financiare a unei companii care asigură procurarea eficientă a bunurilor și materialelor solicitate de alte departamente. Orice comandat pentru fiecare departament trebuie să treacă prin departamentul de achiziții. Chiar dacă companiile au orientări de cumpărare diferite, toate companiile au proceduri de achiziție standard.
Ordine de achiziție
Fiecare serviciu, material sau furnizare solicitat de fiecare departament trebuie trimis ca comandă de achiziție. Această comandă de achiziție este un număr contabil pentru a vă asigura că suma este plătită corect vânzătorului sau furnizorului. Numărul, de asemenea, urmărește ordinea pentru a vă asigura că este primit în timp util, precum și în calitatea și cantitatea dorită. Comanda de cumpărare este utilizată de vânzător sau de furnizor atunci când facturează compania după livrarea comenzii.
Cotații de cumpărare
Departamentul de achiziții este responsabil pentru găsirea produsului, a serviciilor sau a bunurilor solicitate. Un agent de achiziție găsește furnizori diferiți, citează cereri și decide care furnizor răspunde nevoilor solicitărilor departamentului. Procedura de achiziție descrie procesul prin care departamentul de achiziții face cereri de ofertă de la furnizori și furnizori. Fiecare director de departament trebuie să informeze departamentul de achiziții cu privire la elementul exact necesar, specificul articolelor dorite și cantitatea necesară pentru funcționarea departamentului respectiv.
Procedura de monitorizare
Odată ce departamentele au dat departamentului de achiziții informații despre serviciul, bunurile sau materialele necesare, agentul de achiziție monitorizează ordinea pe parcursul întregului proces. Agentul de achiziție alocat comenzii trebuie să urmărească vânzătorul în cazul în care există o modificare sau actualizare și să monitorizeze ordinea până la primirea acesteia. După ce articolul a fost primit, departamentul de achiziții asigură ordinea corectă și în cadrul specificațiilor contractate.
