Cu toate că atașamentul cuvintelor și carcasa sunt adesea folosite interschimbabil în scrisori de afaceri, ele reprezintă metode diferite de includere a elementelor. În sensul cel mai strict, un atașament este considerat ca parte a scrisorii în timp ce o incintă este tratată ca un document separat. Pentru unele organizații, cum ar fi guvernul, utilizarea pentru fiecare este delimitată de corespondența trimisă, în timp ce pentru alte persoane fie utilizarea este acceptabilă.
Adăugarea unui atașament
Un atașament este un document care face parte din scrisoarea de afaceri. Ea adaugă sau descrie în continuare informațiile din literă. Câteva exemple includ o foaie de calcul care oferă o explicație vizuală a facturării sau previziunilor financiare, o diagramă care oferă o imagine grafică a tendințelor afacerii sau a unui buget. Când trimiteți un atașament, includeți cuvântul "Atașament" în partea stângă jos a literei cu un semi-colon și numărul atașamentului. Ar trebui, de asemenea, să menționați în corpul scrisorii că un element este atașat (sau sunt atașate mai multe elemente) care îmbunătățesc sau explică în continuare informațiile din scrisoare.
Inclusiv o incintă
O incintă este un document care este în plus față de scrisoarea de afaceri. Poate să stea singur ca document propriu și nu necesită scrisoarea de afaceri pentru a explica ce este documentul sau cum să îl interpreteze. Când trimiteți o corespondență într-o scrisoare de afaceri, puneți literele "Enc" cu un semi-colon sau scrieți cuvântul "Enclosure" în partea de jos a literei din partea stângă. Apoi puneți numele documentului. Acest lucru alertează cititorul că un al doilea document este inclus în corespondență. Un exemplu de document care este potrivit pentru o incintă este un CV inclus cu o scrisoare de intenție. CV-ul este separat de literă și se află ușor singur.
Atașamente în e-mail
În unele situații, nu există o metodă disponibilă pentru a face diferența între un atașament și o incintă. Una dintre aceste situații apare atunci când trimiteți o scrisoare de afaceri prin e-mail. Deoarece nu există o opțiune de împrejmuire dată și e-mailul este o formă de transmisie electronică, toate documentele trimise prin e-mail devin un atașament. Fișierul atașat este adăugat la e-mail ca element care poate fi descărcat care este trimis cu corpul e-mailului.
Utilizarea guvernului federal
Pot exista reguli pentru utilizarea atașamentelor și a anexelor în anumite filiale ale guvernului federal. De exemplu, în manualul de corespondență, Studiul geologic al SUA descrie cum să se ocupe de un atașament și de o incintă în momentul trimiterii corespondenței către acestea. Conform manualului dvs., trimiteți un element ca atașament atunci când corespondența este o notă, în timp ce dacă este o literă, ar trebui să utilizați cuvântul pentru documente suplimentare. În ambele cazuri, tastați "Enclosure" sau "Attachment" două rânduri de sub blocul de semnătură. Acest lucru îi spune cititorului să caute dulapurile sau atașamentele. Dacă acestea lipsesc, cereți-le să fie trimise deoarece au fost intenționate să fie trimise cu scrisoarea sau memo.
În cazul în care există mai multe atașări sau incinte, indicați câte dintre acestea sunt "2 incinte" sau "3 atașamente". Dacă una dintre ele nu este identificată în text, utilizați un cuvânt după cuvânt, urmat de titlul sau explicația documentului pe următoarea linie. De exemplu: "Enclosure:" (linia următoare) indentați două spații și adăugați "Reluarea lui John Q. Adams" fără a termina punctuația. Când există mai multe incinte sau atașamente care nu sunt menționate în text, titlu sau descrie fiecare pe o linie separată. De exemplu: 2 Atașamente: (linia următoare) indentați două spații și tastați: "CV-ul lui John Q. Adams" (linia următoare) indentați două spații și tip: Lista de premii și realizări "fără punctuație finală.
