O scrisoare de afaceri poate include atașamente care reiau informațiile din scrisoare sau furnizează detalii suplimentare pentru o mai bună înțelegere. Termenul atașament este adesea schimbat cu termenul de incintă. În ciuda asemănărilor lor, nu sunt unul și același lucru. Înțelegerea diferențelor dintre cele două și modul de a le cita în scrisorile de afaceri va face să arate mai profesionist și chiar vă va oferi un avantaj competitiv.
sfaturi
-
Atunci când citați un atașament sau o incintă într-o scrisoare de afaceri, rețineți fișierul atașat sau numele documentului în paranteze.
Atașament vs. carcasă
În primul rând, asigurați-vă că înțelegeți diferența dintre atașamente și carcase. În timp ce ambele vă permit să furnizați mai multe informații și resurse suplimentare, acestea reprezintă lucruri diferite.
După cum sugerează și numele, un atașament este un document sau un fișier atașat la o scrisoare. Se consideră a fi parte a scrisorii, deoarece subliniază punctele cheie, oferă mai multe informații sau acceptă declarația dumneavoastră. Când scrieți scrisoarea, consultați documentele atașate. De exemplu, puteți atașa un contract și îl puteți menționa în scrisoare împreună cu informații relevante despre ce implică acesta.
Enclosure-urile, pe de altă parte, sunt documente separate. De exemplu, dacă trimiteți o scrisoare de afaceri unui potențial nou partener, puteți anexa o broșură, un studiu de piață sau o diagramă de comparație. Nu este necesar să se refere la acest document în scrisoare. Alegerea este de până la tine.
Atașamente din text
Când se citează informații dintr-un alt document din text, utilizați paranteze fie prin corespondență poștală, fie prin poștă electronică. Notați numele fișierului atașat sau documentul în paranteze. Presupunând că o scrisoare se referă la o plângere telefonică, citarea ar include numele documentului de plângere, cum ar fi: (Enclosed: Customer Service Journal, 1/5/2017).
Citatele în text adaugă informații suplimentare la conținutul scrisorii. Citarea se poate referi la datele din foaia de calcul, transcrierile sau alte litere. Utilizați nume de fișier ușor de citit care descriu documentul. Dacă documentul este imprimat, denumiți-l în același mod. De asemenea, este acceptabil să alocați atașamente cu litere alfabetice, cum ar fi "Atașamentul A."
Cum se face referire la atașamente multiple
În plus față de utilizarea unei citări în text a atașamentelor, reamintiți cititorului de atașamente la sfârșitul scrisorii. Sub numele de semnatar din colțul din stânga jos, tastați "Atașamente". Este opțional să menționați numele tuturor atașamentelor de la sfârșitul literei, dar este o practică bună, mai ales dacă există multe dintre ele. Acest lucru va oferi destinatarului o idee mai bună despre ce să se aștepte și care fișiere el sau ea are nevoie cel mai mult.
Cum se utilizează incinte
Enclosures nu sunt frecvent menționate în textul real, dar aceasta nu este o regulă greu. Dacă în coperta sunt citate în scrisoarea de afaceri sau memo, utilizați aceeași metodă descrisă pentru atașamente. Exemplele unei incinte includ un rezumat sau o cerere. Aceste fișiere sunt menționate la sfârșitul literei sub numele imprimat al semnatarului de-a lungul marginii din stânga jos.
Utilizați "Enclosure" pentru o incintă și "Enclosures" pentru mai mult de unul. Este, de asemenea, acceptabil să adăugați numărul total de articole incluse, cum ar fi Enclosures: 4. Dacă un document este citat în scrisoare, dar nu este inclus în el, notați acest lucru ca "Enclosures w / o".
Format recomandat de guvern
În corespondența guvernamentală, uneori se face o diferențiere între o scrisoare de afaceri și o notă. Cu litere, citatul este denumit "Enclosure", în timp ce notele de obicei se referă la ele ca la "atașamente". Aceste documente sunt deseori menționate în text în conformitate cu o literă alfabetică atribuită, cum ar fi "Anexa A."
Specificați toate atașamentele sau incintelor, chiar dacă este necesară oa doua pagină pentru a face acest lucru în mod corespunzător, afirmând "Atașamente: Pagina 2." Dacă un document referit nu este disponibil, acest lucru este notat prin includerea "w / o encl." să informeze partea care a primit-o că documentul nu este disponibil și astfel nu este închis. Consultați entitățile guvernamentale specifice pentru specificațiile șablonului sau pentru instrucțiunile de format unic.
