Când decideți să emiteți carduri de credit anumitor angajați, trebuie să instituiți reguli și reglementări care reglementează utilizarea acestor carduri. Este, de asemenea, o idee bună să aveți un set de proceduri care să vă ajute să țineți evidența cheltuielilor cu cărțile de credit și să păstrați cheltuielile sub control. Cardurile de credit ale companiei ar trebui emise numai angajaților care au nevoie de ei în scopuri comerciale, cum ar fi cheltuielile de călătorie sau de birou. Una dintre prevederile unei cărți de credit a companiei ar trebui să fie aceea că abuzarea cardului va avea drept rezultat terminarea.
Uz personal
Cardurile de credit de afaceri pot oferi o modalitate convenabilă de a finanța achiziții ocazionale și călătorii de afaceri, dar prezintă, de asemenea, o oportunitate semnificativă de abuz. Politicile și procedurile bune pot ajuta la protejarea afacerilor de angajații care utilizează cardurile pentru a-și acoperi cheltuielile personale și pot proteja angajații prin faptul că îi permit să știe ce fel de achiziții pot face în condiții de siguranță fără să se teamă de represalii.
Una dintre modalitățile de a nu permite folosirea de către angajați a unei cărți de credit a unei companii este de a emite cărți numai angajaților care prezintă o bună responsabilitate financiară. Acest lucru poate necesita efectuarea unui control de credit asupra angajaților care sunt luați în considerare pentru un card. Ar trebui elaborată o politică care interzice utilizarea cardurilor de credit ale companiei pentru achiziții personale. Pentru a ajuta la moderarea acestui lucru, cardurile ar trebui să fie emise angajaților prin intermediul companiei și compania ar trebui să primească factura lunară. Angajații trebuie să depună un formular de cheltuieli pentru a evidenția fiecare cheltuială plătită cardului lor. Dacă foaia de cheltuieli nu se potrivește cu factura reală, este posibil să existe o utilizare personală a cardului. Acest sistem de verificări și balanțe ajută să reamintească unui angajat că sunt responsabili pentru modul în care este utilizat cardul.
aprobare prealabilă
Un card de credit al companiei ar trebui utilizat numai în scopuri de afaceri, dar atunci când un angajat se află pe drumul de divertisment al clienților, linia dintre scopurile de afaceri și utilizarea personală poate fi neclară. Fiecare utilizare a unui card de credit al companiei ar trebui să fie aprobată în prealabil de către companie. Pentru tarifele variabile, cum ar fi clienții de divertisment, ar trebui adoptat un protocol care să contureze și să definească forme acceptabile de divertisment. Înainte de clienții de divertisment, salariatului ar trebui să i se acorde o limită prestabilită pentru cât va plăti compania atunci când este vorba de taxe pe cardul de credit al companiei. Încărcarea sumelor prestabilite va fi responsabilitatea angajatului, iar utilizarea cardului de credit în orice formă de divertisment neaprobată ar trebui să aibă drept rezultat terminarea.
Responsabilitate
Deoarece cardurile de credit ale companiei vor fi utilizate numai pentru scopuri aprobate de companie, ar putea fi o idee bună să nu le permiteți angajaților să transfere cărți de credit ale companiei cu acestea, cu excepția unor scopuri specifice. Eliberarea cardurilor de credit numai în funcție de necesități poate contribui la asigurarea faptului că nu există taxe neautorizate pe cardurile de credit ale companiei.
