O propunere tehnică este una dintre cele mai importante sarcini în afaceri sau tehnic. O propunere bine scrisă vă poate asigura organizației dvs. un nou client de vânzări, un proiect major sau o finanțare nerambursabilă pentru activități de cercetare sau alte activități. Pentru multe organizații, propunerile tehnice eficiente sunt esențiale pentru succesul lor continuu.
Elementele de care aveți nevoie
-
Cererea de propuneri (RFP)
-
Software de procesare a textului
Studiați îndeaproape cererea de propuneri sau RFP. Multe organizații trimit RFP când doresc propuneri pentru un produs sau serviciu. RFP conțin linii directoare privind ce ar trebui să acopere propunerile, precum și când și cui li se va transmite. O propunere bună nu trebuie să se abată de la liniile directoare din RFP. Din păcate, unele RFP pot fi vagi, oferind puțină îndrumare. Acest lucru este deosebit de problematic atunci când încercați să elaborați estimări de cost în propunerea dvs. Pasul 4 va oferi sugestii pentru a face față RFP-urilor vagi sau neclare.
Planificați-vă propunerea înainte de ao scrie. De multe ori este posibil să nu știți mai multe despre sursa de finanțare sau de finanțare decât cea din RFP. Faceți temele și aflați ce puteți despre organizație și factorii de decizie. Apoi, petrece ceva timp brainstorming despre nevoile organizației. Propunerile care dau dovadă de puțin sau deloc de înțelegere a nevoilor unui client rezultă adesea din scrierea prea curând, fără a lua timp să se gândească la client.
Proiectați-vă propunerea. Variabilele precum dimensiunea și sfera proiectului, precum și potențialul client care va primi propunerea dvs. vor determina lungimea și formatul. În unele situații, o propunere mai scurtă de memorie este adecvată. Alte situații, cum ar fi proiectele mari sau propunerile de finanțare trimise marilor organizații, vor necesita propuneri mai lungi scrise ca un raport tehnic oficial.
Includeți în corpul propunerii dvs. un program pentru bunurile sau sarcinile livrabile și o estimare a costurilor. Urmați specificațiile din RFP. În cazul în care RFP este vagă, există o serie de moduri în care puteți face acest lucru. O sugestie este sa oferiti potentialului dvs. client un set de optiuni din care sa alegeti. O alternativă este să vă faceți propriile ipoteze și să le specificați în propunere. În al treilea rând, puteți contacta potențialul client și puteți pune o mulțime de întrebări. Mulți clienți vor aprecia acest lucru, deoarece arată că vă interesează proiectul.
Organizați propunerea astfel încât să atragă atenția cititorilor și să le concentreze asupra punctelor-cheie. Începeți cu un rezumat care vă rezumă propunerea. Extindeți detaliile, inclusiv costurile, în corpul principal al propunerii. Sfârșit cu o concluzie care subliniază beneficiile alegerii companiei dvs. Păstrați abstracte, rezumate și concluzii concise și lipsite de jargon tehnic, astfel încât să fie accesibile tuturor cititorilor, indiferent de cunoștințele tehnice. Completați detalii tehnice în corpul propunerii.
Editați și formatați propunerea dvs., asigurându-vă că este lipsită de erori și că documentul este ușor de citit. Subliniați modul în care proiectul dvs. va satisface nevoile clientului. Luați în considerare explicarea calificărilor personalului cheie pentru proiectul pe care îl propuneți. Utilizați liste (cu puncte sau numere) pentru a evidenția punctele cheie. Utilizați titlurile și subpozițiile pentru a rupe blocuri mari de text.
sfaturi
-
Formați-vă propunerea cu o abordare "abstractă, corp, concluzie" sau ABC.
Stabiliți nevoia pentru ceea ce se propune.
Fii realist în estimările și planificarea costurilor.
Atrageți atenția în concluzie - aceasta este șansa dvs. de a face o impresie de durată.
Asigurați-vă că informațiile despre costuri sunt ușor de găsit, deoarece cititorii o vor căuta.
