Multe companii eliberează cărți de credit angajaților pentru diferite achiziții, inclusiv consumabile de birou, mese de afaceri și cheltuieli de călătorie. Cu toate acestea, uneori, angajații pot folosi în mod greșit cardul de credit al companiei, în schimb să-l scape pentru tipuri greșite de cheltuieli legate de muncă sau, mai rău, pentru uz personal, inclusiv avansuri în numerar, călătorii personale, cheltuieli legate de locuință și multe altele. Odată ce ați aflat că un angajat a utilizat creditul companiei în mod necorespunzător, acționați repede, astfel încât ceilalți angajați să nu-i urmeze exemplul sau dacă folosirea abuzivă continuă.
Uitați-vă la înregistrările de credit ale companiei pentru a determina care sunt necorespunzătoare sau nu legate de companie. Evidențiați-le și faceți copii atât pentru departamentul de finanțe, cât și, dacă este cazul, fișierul de personal al angajatului. Acest lucru nu numai că vă oferă o idee despre cât de mult a fost folosită greșit cardul, ci vă oferă și un punct de referință pe care îl puteți folosi când discutați cu angajatul.
Conferați-vă cu resursele umane înainte de a discuta cu angajatul. Sunt șanse să fie nevoiți să se afle în cameră împreună cu dvs. când îl întrebați pe angajat cu privire la acuzații. În plus, vă pot spune cum să procedați în cazul în care angajatul recunoaște că folosește cardul pentru uz personal, mai ales dacă știa că este împotriva regulilor companiei.
Programați o întâlnire cu angajatul. Întrebați dacă a primit o copie a regulilor companiei atunci când a primit cardul. Acest lucru vă informează dacă a fost conștient de politicile privind utilizarea creditului companiei. Dați-i o șansă să explice și să afle dacă acuzațiile au fost deliberate, dacă este chiar responsabil pentru acuzații sau dacă acesta este pur și simplu un caz de utilizare a unei cărți greșite pentru tipurile de achiziții greșite. Dacă acțiunea a fost dăunătoare și deliberată, atunci ar putea fi necesar să luați măsuri disciplinare. Severitatea disciplinei ar trebui să depindă de înregistrarea sa globală, precum și de suma încasată, dorința de a-și recunoaște indiscreția și nivelul de remușcare pe care îl arată. Înregistrați conversația, cu permisiunea acesteia, în cazul în care trebuie să continuați să continuați, cum ar fi depunerea de acuzații penale.
Inițializarea oricărui mod de acțiune se potrivește cu nivelul abuzului. Dacă a fost pur și simplu o chestiune de utilizare neintenționată abuzivă, reiterează instrucțiunile privind utilizarea cardurilor și dă angajatului o altă șansă. În cazul în care taxele au fost intenționate, utilizați liniile directoare ale companiei pentru a lua cea mai bună decizie și pentru a lua în considerare istoricul angajatului și natura taxelor.În cazul în care taxele se încadrează în mii, acest lucru este considerat furt de mare în majoritatea statelor și este posibil să nu aveți de ales decât să contactați departamentul local de poliție și să-i dați să acuzeze angajatul.
Inițiați reguli mai stricte privind utilizarea cărților de credit. Potrivit site-ului Inside Indiana Business, verificați taxele în fiecare lună și semnați acelea care arată suspicios. Asigurați-o regulă pentru angajații să ceară înainte de a face orice acuzație pentru o anumită sumă de bani. Limitați numărul de carduri pe care le oferiți angajaților, permițând numai acelora care au nevoie să achiziționeze în mod regulat consumabile pentru ca întreprinderea să își păstreze un cont de credit al companiei.
