Schimbările organizaționale sunt grele, dar ceea ce poate fi și mai dificil este comunicarea acestor schimbări angajaților. Mulți manageri se îngrijorează cu privire la tonul potrivit atunci când fac anunțul inițial, dar ar trebui luate în considerare și o multitudine de alte probleme. Răspunzând la întrebările angajaților, răspunzând la îngrijorările lor și păstrând comunicarea care curge în vremuri nesigure, toate sunt elemente cheie în anunțarea și implementarea schimbărilor.
Elaborați un plan de comunicare clar. Faceți o listă a tuturor lucrurilor care trebuie comunicate angajaților cu privire la schimbările organizaționale. Anticipați întrebările pe care angajații le pot avea despre schimbări și puteți să le răspundeți. Includeți punctele pe care le veți adresa în anunțul inițial, precum și modul în care veți continua să comunicați cu angajații cu privire la schimbările care încep să se întâmple. Distribuiți sau creați acest plan împreună cu alții în poziții de conducere, astfel încât să furnizați mesaje coerente angajaților pe parcursul schimbării.
Explicați angajaților ce a determinat schimbarea organizațională. Explicați problemele specifice pe care compania le întâmpină, inclusiv cum și de ce trebuie abordate. În cazul în care compania suferă de profituri reduse, costuri crescute sau moralul scăzut al angajaților, explicați acest lucru angajaților.
Specificați angajaților modul în care schimbarea organizațională va îmbunătăți compania. Evidențiați modul în care va afecta pozitiv compania în ansamblul său (prin creșterea profiturilor sau îmbunătățirea reputației companiei, de exemplu). Stresați modul în care aceste schimbări vor aduce beneficii angajaților individuali înșiși. Continuați să subliniați beneficiile planului chiar și după anunț.
Oferiți angajaților un interval de timp pentru schimbare. Spuneți-le când vor începe schimbările și cât timp vor dura. Dacă nu sunteți sigur de intervalul de timp exact, fiți cinstiți și lăsați angajații să știe când se pot aștepta la un răspuns.
Împărtășiți-vă îndoielile și întrebările. Dacă există informații despre schimbarea care este confidențială sau nu a fost încă rezolvată, spuneți angajaților că le veți da mai multă cunoștință de îndată ce veți putea și încercați să le dați un moment în care se așteaptă un răspuns pentru a reduce speculațiile.
Oferiți angajaților posibilitatea de a pune întrebări sau de a-și exprima îndoieli sau dificultăți cu privire la schimbări. Invitați angajații să vorbească cu dvs. sau cu alte conduceri în mod regulat cu privire la orice preocupări pe care le au în timpul procesului. Răspundeți la întrebările dificile cât de cinstit puteți.
Comunicați cu managerii și angajații în mod frecvent pe măsură ce au loc schimbările. Furnizați orice informații noi apărute prompt. Notificați angajații dacă planul se modifică și explicați de ce sa schimbat planul. Fii cât mai deschis posibil pe tot parcursul procesului, astfel încât angajații să nu simtă că sunt ținute în întuneric.
