O scrisoare personală de afaceri este scrisă de la o persoană la o companie sau o organizație. O astfel de scrisoare poate fi scrisă din mai multe motive: pentru a rezolva o problemă ca o eroare la un proiect de lege; să solicite returnarea sau schimbul de produse; să laude munca bună a unui angajat; sau să solicite o donație de timp, bani, produse sau servicii pentru un beneficiu. Oricare ar fi motivul, o scrisoare personală de afaceri este scrisă pe o bucată de hârtie necompletată, nu pe antet. Luați în considerare următorul lucru data viitoare când trebuie să o scrieți.
Configurare pagina
Utilizați margini de 1 inci pe partea superioară, inferioară și laterală a paginii dvs. Dacă scrisoarea dvs. personală de afaceri este scurtă, creșteți marginea de sus la 2 inci și laturile la 1½ inci. Utilizați un font ușor de citit, cum ar fi Times New Roman, Arial sau Cambria, la dimensiunea fontului de 11 sau 12 puncte. Elimină-ți liniile.
Scrisoare de stil
Dacă utilizați stilul cu litere bloc, toate liniile încep la marginea din stânga. Pentru stilul blocului modificat, începeți data și linia de închidere din centrul paginii în loc de marginea din stânga.
Adresa dvs. și data
Adresa dvs. (numită și adresa adresei expeditorului) începe pe prima linie a paginii, iar toți termenii tipici abreviat, cum ar fi strada, apartamentul sau bulevardul, ar trebui să fie clarificați (pentru formalitate). Nu uitați virgula dintre numele orașului dvs. și abrevierea de două litere a statului dvs. Nu lăsați niciun spațiu gol între ultima linie a adresei dvs. și data, care este ziua în care este completă sau trimisă litera. Introduceți luna, ziua și anul pe prima linie, indicând luna. De exemplu, tastați "27 septembrie 2008" în loc de "27 septembrie 2008" sau "27.09.2008". Nu uitați virgula între dată și an. Dacă utilizați stilul blocului modificat, începeți să introduceți adresa dvs. în centrul paginii în loc de marginea din stânga.
Numele și adresa destinatarului
Patru linii (sau 1 inch) sub date, tastați numele destinatarului începând cu "Mr." sau "Doamna" Utilizați numele primului și al ultimului, urmat de o virgulă și titlul destinatarului (de exemplu, Manager, Supervizor, Coordonator). Pe rândul următor, introduceți numele companiei, urmat de adresa companiei (numită și adresa internă), fără abrevieri, cu excepția celor ale statului.
Salut
După o linie necompletată, tastați salutul utilizând același nume utilizat în adresa internă, începând cu "Stimate". Salutul într-o scrisoare personală de afaceri ar trebui să se încheie cu un colon. De exemplu, "Dragă doamnă Lucinda Jones:"
Corp
Într-o scrisoare personală de afaceri, corpul începe pe o linie goală după salut. Spațiul unic și spațiul stâng justifică fiecare paragraf din corp, lăsând o linie goală între paragrafe. Concisitatea este cheia: începeți cu o deschidere prietenoasă urmată de scopul scrisorii. Al doilea paragraf ar trebui să justifice scopul; furnizați detalii cum ar fi numerele contului, numerele facturilor, datele expedițiilor sau serviciilor și numele de produse sau angajați care să vă ajute cititorul și cauza dvs. Furnizați doar informații relevante și informații de sprijin, având în vedere că cititorul dvs. este ocupat. Ultimul paragraf trebuie să precizeze scopul (din primul paragraf) și, dacă este necesar, să solicite un anumit tip de acțiune.
Închiderea și evidența contabilă
Închiderea scrisorii dvs. de afaceri personale trebuie să fie justificată la stânga, dacă nu utilizați stilul modificat al blocului, care necesită începerea închiderii în centrul paginii. Dacă închiderea dvs. este mai mult decât un cuvânt (de exemplu, "Mulțumesc" sau "Cu stimă"), capitalizați numai prima literă a primului cuvânt și folosiți o virgulă după ultimul cuvânt, nu un colon așa cum este sugerat după salutare. Trei linii goale mai târziu, tastați numele dvs. complet. Puteți să vă imprimați scrisoarea și să vă semnați fizic numele între închidere și numele dvs. tastat, dacă doriți. Scrisori de afaceri personale sunt înregistrate de comunicare între tine și o afacere. Prin urmare, este o idee bună să păstrați o copie a scrisorilor de afaceri personale pe care le scrieți. Dacă sunteți îngrijorat de sosirea lor prin poștă, certificați-le la oficiul poștal înainte de a le trimite, astfel încât să știți când compania primește scrisorile dvs.
