Contabilitatea este înregistrarea, analiza și raportarea evenimentelor care sunt semnificativ semnificative pentru o companie. Conturile conțin evidențe ale modificărilor aduse activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, veniturilor și cheltuielilor. Secvența obișnuită de pași din procesul de înregistrare include analiza, pregătirea intrărilor de jurnal și postarea acestor intrări în registrul general. Procesele contabile ulterioare includ pregătirea unui bilanț de verificare și întocmirea situațiilor financiare.
Noțiuni de bază: Debite și credite
Debitele și creditele reprezintă instrumentele contabile de bază pentru schimbarea conturilor. Debitele măresc conturile de active și cheltuieli și diminuează conturile de pasive, capitaluri proprii și venituri. Creditele măresc conturile de pasive, capitaluri proprii și venituri și reduc conturile de active și de cheltuieli. Debitele și creditele se află pe partea stângă și respectiv dreaptă a unui cont T, care reprezintă forma cea mai elementară de reprezentare a unui cont.
Analiză
Primul pas în procesul de înregistrare este analiza tranzacției, determinarea înregistrărilor contabile și înregistrarea acestora în conturile corespunzătoare. Analiza include o examinare a înregistrării pe suport de hârtie sau electronică a tranzacției, cum ar fi o factură, o chitanță de vânzare sau un transfer electronic. Tranzacțiile comune includ vânzarea de produse, livrarea de servicii, cumpărarea de bunuri, plata salariilor, cumpărarea de reclame și înregistrarea plăților de dobânzi. În contabilitatea de angajamente, companiile trebuie să înregistreze tranzacțiile în aceeași perioadă în care au loc, indiferent dacă schimbă mâinile sau nu. Veniturile și operațiunile de cheltuieli afectează conturile corespunzătoare ale situațiilor financiare, precum și conturile bilanțiere. Unele tranzacții pot afecta numai conturile de bilanț.
Intrările în jurnal
Intrările în jurnal sunt al doilea pas în procesul de înregistrare. Un jurnal este o înregistrare cronologică a tranzacțiilor. O înregistrare constă în data tranzacției, sumele de debit și credit pentru conturile corespunzătoare și o notă succintă care explică tranzacția. De exemplu, intrările de jurnal pentru o tranzacție de vânzare în numerar sunt creditarea (majorarea) vânzărilor și a debitului (majorarea) numerarului. Înregistrările în jurnal dezvăluie toate efectele unei tranzacții într-un singur loc. Ele sunt, de asemenea, utile în detectarea și corectarea erorilor, deoarece sumele de debit și de credit trebuie să fie echilibrate la sfârșitul unei perioade.
Postarea la Ledger
Cel de-al treilea și ultimul pas în procesul de înregistrare este de a posta înregistrările de jurnal în registrul general, care conține înregistrări sumare ale tuturor conturilor. Fiecare înregistrare are câmpuri pentru data tranzacției, comentariile, debitele, creditele și soldul restant. În exemplul anterior al tranzacției de vânzare, procesul de înregistrare implică introducerea unei sume de credit pentru contul de vânzare, o sumă de debit pentru contul de numerar și actualizarea soldurilor respective. Cartea generală poate fi sub forma unui liant, a cardurilor index sau a unei aplicații software.
