Un plan de plată preaprobat, altfel cunoscut sub numele de PAPP, oferă confort clienților dvs., precum și departamentului dvs. de facturare. Autorizând compania dvs. să transfere o anumită sumă de bani dintr-un cont de verificare sau de economii la o dată prestabilită, clienții dvs. nu trebuie să facă față dificultăților de efectuare a plăților periodice. În mod similar, aranjamentul eliberează departamentului dvs. de facturare de emiterea de facturi și de procesarea unor plăți. Pentru că aveți nevoie de autorizație scrisă pentru a accesa un cont deținut de un alt client, trebuie să vă asigurați accesul la cont în scris folosind un formular PAPP.
Colectați informații despre clienți de bază. Formați secțiunile din formular pentru ca clienții să introducă numele lor, numărul de telefon al companiei și adresa de facturare în formularul PAPP. Includeți un câmp pentru toate informațiile despre clienți pe care departamentul de facturare le întreține pentru fiecare client.
Strângeți informații în contul de verificare de la care clientul autorizează plata. Colectați numele și adresa băncii de origine, numărul său de rutare - primul număr din nouă cifre situat în colțul din stânga jos al unui cec - și numărul contului bancar - seria de numere care urmează numărul de rutare. Băncile își elaborează propriile sisteme de numerotare a conturilor, astfel încât acestea pot avea orice lungime.
Strângeți un cec închis de la client pentru a confirma informațiile contului de verificare.
Furnizați o declarație scrisă care autorizează compania dvs. să efectueze retrageri din contul specificat după cum este necesar. Dacă data de facturare și suma facturată rămân constante, lăsați completarea pentru client sau agenția de facturare. Un exemplu de declarație va citi: "Prin prezenta, autorizez (numele companiei) să-mi debitez contul pentru $ ** _ pe** _ din fiecare lună. Certific că am autoritatea de a autoriza debitări din contul menționat mai sus și sunt de acord cu termenii și condițiile prezentate de prezentul acord."
Oferiți un spațiu pentru clienți să semneze și să introducă declarația pentru a vă autoriza contul.
Includeți termenii și condițiile de care aveți nevoie într-o secțiune "Termeni și condiții". Aceste articole pot include dispoziții care să permită clientului să-și asume responsabilitatea pentru orice taxe returnate sau refuzate și să furnizeze o notificare de schimbare a detaliilor contului cu o săptămână înainte de data facturării, precum și prevederi generale pentru compania dvs. sau clientul pentru a anula acordul cu preaviz scris.
Avertizare
În timp ce trebuie să păstrați copia originală a contractului PAPP, acesta trebuie păstrat într-o locație sigură pentru a păstra informațiile financiare ale clienților dvs. în siguranță față de cei care nu au autorizație să o folosească.
