Când se încheie un contract, suma de bani bugetată pentru contract ar trebui să se potrivească cu ceea ce a fost plătit. În practică, pot exista greșeli, bonusuri care nu au fost câștigate, reținute taxe și alte locuri din bugetul contractului în care cărțile nu se află în echilibru. Reconcilierea prin contract este procesul de explicare și rezolvare a oricăror termene financiare libere: obligațiile implică găsirea de erori, găsirea cauzei, calcularea dimensiunii și determinarea modului de remediere a acestora.
hârtiile
Prima sarcină în reconcilierea unui contract este de a examina documentele, conform Departamentului Apărării. Sarcinile personalului care lucrează la reconciliere includ compararea contractului de bază, împreună cu orice comenzi de modificare, cu înregistrări de facturare, bonuri de plată, sisteme oficiale de contabilitate și orice tranzacții care au fost deja procesate. Guvernul federal a dezvoltat sisteme informatice de reconciliere care permit personalului de reconciliere să se potrivească documentației depuse electronic în diferite departamente.
Documentație
Se poate dovedi că lipsesc documente care fac imposibilă concilierea corectă a contractului. În acest caz, misiunea personalului este de a face o căutare exhaustivă a înregistrărilor, pe suport electronic și pe hârtie, pentru a găsi documentația. Dacă un material nu poate fi găsit, atunci personalul trebuie să facă tot ce poate cu informațiile pe care le are.
discrepanţele
Următorul serviciu al angajaților este să găsească motivele pentru discrepanțe. Motivele potențiale includ frauda, erorile contabile, scăderea costului livrărilor sau un antreprenor care nu a returnat încă o plată în plus.
Ajustarea cărților
Odată ce au fost găsite erori, datoria finală a unui job de reconciliere a contractelor este de a actualiza conturile - ajustându-le atunci când se returnează plățile excedentare sau de a elimina erorile sau când sunt înaintate vouchere cu întârziere de plată.
