Deseori în afaceri, suntem obligați să includem o scrisoare de intenție care să însoțească un raport mai amplu care poate fi trimis prin poștă, prin livrare specială sau chiar prin e-mail. O scrisoare de intenție formală are un scop foarte specific și ar trebui să fie redactată astfel încât să introducă și să descrie conținutul, să reitereze tema principală a raportului și să indice pașii sau acțiunile ce urmează a fi întreprinse.
Scrierea unei scrisori de intentie pentru raport
Utilizați antetul companiei staționare pentru a compune scrisoarea de intenție a unui raport, respectând importanța documentului pe care îl însoțește. Chiar dacă utilizați un e-mail staționar, tratați-l ca scrisoare de intenție prin includerea unei imagini a siglei companiei pe pagina de e-mail.
Includeți data zilei, precum și informațiile despre adresă, inclusiv numele și prenumele, titlul, numele firmei, adresa străzii și orașul, codul poștal. Utilizați salutul "Dragă", urmat de un salut formal, cum ar fi abrevieri domnul, doamna sau doamna, dacă persoana este străină sau "dragă" cu numele primului și / sau al destinatarului dacă persoana este cunoscut.
Menționați scopul scrisorii din corpul literei folosind cuvintele "Această scrisoare furnizează (numele raportului) pentru recenzie sau comentariu (sau orice acțiune dorită). Utilizați această ocazie pentru a rezuma pe scurt ce este raportul. Încercați să rezumați scopul raportului cât mai succint posibil - în una sau două fraze maximum.
Observați concluzia raportului aici, în timp ce nu renunțați la esența constatărilor raportului. Doriți cititorului să citească raportul real și nu doar scrisoarea de intenție. Scrisoarea de intenție ar trebui să mărească apetitul cititorului pentru ceea ce se va găsi în raportul final.
Faceți o concluzie oficială sau o secțiune a pașilor următori, în care menționați care sunt acțiunile dorite de la destinatar. Doriți ca ei să transmită documentul sau să semneze documentul sau să coordoneze o întâlnire mai mare pentru a prezenta rezultatele? Fii foarte specific cu privire la pașii următori, precum și ziua și data, dacă este necesară o acțiune sensibilă la timp.
Terminați scrisoarea de intenție cu un semn oficial, cum ar fi Cordial, Cu adevărat, sau Cu respect. Includeți numele și titlul autorului scrisorii. Listează numele altor persoane care vor primi raportul și scrisoarea de intenție într-o listă cc.
