Elaborarea unui certificat de angajare este o sarcină comună în domeniul resurselor umane. Cu toate acestea, în general, nu este o idee bună să transmiteți informații despre angajații curenți sau trecuți prin telefon. Pentru un singur lucru, nu aveți nici o modalitate de a verifica identitatea apelantului. În al doilea rând, oferirea de informații prin telefon încalcă controalele de confidențialitate pe care majoritatea întreprinderilor le au la dispoziție. O opțiune mai bună este să solicite autorizarea scrisă din partea angajatului și apoi să furnizeze în scris informații privind locurile de muncă.
De ce un certificat de angajare?
Companiile și persoanele care iau decizii bazate parțial pe ocuparea forței de muncă curente sau anterioare și pe salariu au nevoie de o modalitate de a verifica informațiile furnizate de un angajat. Cele mai frecvente sunt băncile și alte instituții de creditare, proprietarii de case, agenții de personal și alți potențiali angajatori. Creditorii și proprietarii de case trebuie, de obicei, să verifice doar statutul ocupării forței de muncă și salariile sau salariile. Companiile angajatoare pot solicita informații privind participarea, rolurile și îndatoririle profesionale. Politica de verificare va determina cantitatea de informații pe care compania dvs. este dispusă să o ofere.
Standard versus verificare oficială
Informațiile pe care le includeți într-un certificat de angajare depind adesea de faptul dacă creați un certificat standard sau formal. Orice versiune ar trebui să se înscrie în antetul oficial al companiei și să includă data, titlul și semnătura persoanei care a emis verificarea. Un certificat standard, cum ar fi unul pe care un proprietar ar putea să îl solicite, include în mod obișnuit numele angajatului, statutul de angajat, titlul de post curent și salariul anual de bază. Un certificat oficial eliberat unui creditor ar putea include, de asemenea, numărul de securitate socială al angajatului și un sigiliu sau ștampila oficială a societății notariale.
Format și stil
Un certificat de angajare nu are un aspect standard. Folosind o foaie standard de hârtie de 8,5 x 11 inci, setați orientarea paginii pe peisaj și margini la 0,5 inci pentru ca verificarea să apară mai mult ca un certificat tradițional. Setați orientarea pe portret și utilizați margini de 1 inch standard pentru o apariție a unei scrisori de afaceri. Centralizați antetul, care trebuie să includă numele firmei și informațiile de contact, apoi începeți să introduceți informațiile de verificare. Puteți să formați certificatul ca tabel și să introduceți fiecare informație pe o linie separată, dublă. În partea stângă, introduceți etichete precum "Angajat", "Poziția curentă" și "Venit anual". Adăugați informațiile corespunzătoare din partea dreaptă.
Optiuni de livrare
Opțiunile de livrare sunt adesea diferite pentru certificatele standard și oficiale. Pentru un certificat standard de angajare, majoritatea întreprinderilor vor trimite prin poștă, prin fax sau prin e-mail informațiile către un destinatar. Atunci când un certificat oficial include un număr de securitate socială, majoritatea companiilor trimit informații prin poșta electronică din S.U.A. De asemenea, puteți permite angajaților să ridice și să livreze propriul certificat. Indiferent dacă notificați un angajat că ați livrat un certificat depinde de dimensiunea afacerii dvs. și de câte solicitări primiți pentru acest serviciu.
