Plățile în numerar reprezintă modul în care o organizație, cum ar fi o agenție comercială sau guvernamentală, guvernează utilizarea fondurilor. Plățile se efectuează în diferite domenii ale afacerii sau în diferite conturi create pentru beneficiile angajaților și alte utilizări. Organizațiile dezvoltă controale interne, sau reguli și regulamente create de sine, pentru plata acestor bani. Astfel de controale interne sunt necesare în mod obișnuit pentru ca organizația să funcționeze, dar ele vin cu deficiențe inerente pe care liderii organizației trebuie să le ia în considerare.
Controale necorespunzătoare
Controalele interne sunt create și decise de afaceri, de obicei de un consiliu de administrație pentru o corporație, dar de lideri în toate tipurile de organizații. Aceste decizii nu sunt întotdeauna adecvate. Controalele pot fi prea laxe în unele zone, provocând preocupări legate de securitate și prea stricte în altele, ducând la întârzieri în ceea ce privește consumarea de timp și necorespunzătoare. Acesta este motivul pentru care organizațiile pot decide să efectueze un audit specific pentru controalele interne, pentru a obține o opinie externă.
Controale lipsă și circumstanțe specifice
Dacă controalele interne nu sunt reglementate de o autoritate externă, există, de asemenea, posibilitatea ca anumite controale necesare să fie omise. De exemplu, o organizație poate avea controale detaliate pentru plățile în numerar pentru proiectele de afaceri obișnuite, dar poate fi în pierdere atunci când vine vorba de plăți pentru un nou program de finanțare doar pentru că nu au fost create reguli pentru acea circumstanță. Astfel de pete orb poate duce la probleme viitoare cu controale inadecvate.
Responsabilitate
Responsabilitatea se referă la securitatea controalelor interne și la capacitatea acestora de a rezista la comportamente greșite și la abuzuri. Atunci când se efectuează plăți mari în numerar, delapidarea și alte tipuri de furt sau fraudă sunt posibilități. Controalele interne care au sisteme defectuoase de urmărire (cum ar fi absența logurilor în sistem) sau alte probleme au funcții de responsabilitate slabă. Ele creează lacune care pot determina o companie să piardă bani prin comportamente fără scrupule.
Probleme de adaptare continuă
Plățile de numerar sunt rareori efectuate în același mod pentru întreaga viață a unei organizații. Sistemele și procesele de aprobare se schimbă cu forma organizației și cu dezvoltarea noilor tehnologii. Măsurile de securitate pot schimba canalele prin care se mută numerarul. Noile reglementări guvernamentale pot adăuga mai mulți pași. Dar controalele interne nu se pot schimba la fel de repede, lăsând o organizație în urmă, în timp ce încearcă să îndeplinească noile cerințe cu strategii depășite.
