Angajații care plătesc cheltuieli de afaceri aprobate din fondurile proprii pot, în general, să aștepte rambursarea de la angajatorii lor. Pentru a facilita astfel de rambursări și pentru a garanta că aceste costuri sunt înregistrate cu exactitate în registrul companiei, angajații trebuie să prezinte un raport detaliat al tuturor acestor cheltuieli în afara buzunarului.
Elementele de care aveți nevoie
-
Calculator
-
Imprimanta pe calculator
-
(opțional) Șablon de raport al cheltuielilor companiei
Dacă compania dvs. oferă un șablon de raportare a cheltuielilor, accesați-l și urmați instrucțiunile.
Dacă nu, strângeți chitanțele împreună și plasați-le în ordine cronologică. De asemenea, listați toate cheltuielile pentru care nu aveți încasări, cum ar fi kilometrajul pentru autoturisme și alte evenimente cum ar fi ziarele și băuturile răcoritoare achiziționate de la automatele de vânzare la hotel.
Dacă creați un raport propriu fără un șablon furnizat de companie, utilizați o foaie de calcul pentru calculatoare. Creați un șablon și copiați-l într-o foaie de lucru nouă pentru fiecare raport nou pe care îl pregătiți. Fiecare antet al foii trebuie să menționeze numele, numele și codul departamentului și perioada acoperită de raport. Sub aceste informații, șablonul dvs. ar trebui să aibă cel puțin cinci coloane, denumite Data, Beneficiarul, Scopul sau Descrierea și Suma. În funcție de politica companiei dvs., este posibil să fie necesar să adăugați coloane suplimentare pentru astfel de informații, cum ar fi codurile contabile, participanții la întâlniri și așa mai departe.
Afișați-vă cheltuielile pe foaia dvs. în ordinea de date utilizând chitanțele și lista dvs. ca surse. Pregătiți un raport pe perioadă - fie săptămânal, bi-lunar, lunar sau altfel, specificat de obicei în politica companiei. Dacă aveți încasări multiple pentru o singură zi, vă ajută să le grupați pe tipuri de cheltuieli, cum ar fi cheltuielile de masă și cheltuielile de parcare.
Dacă primiți o indemnizație forfetară pentru orice scop, introduceți-o pe rândul său, în partea de jos a raportului, după cheltuielile primite.
Dacă sunteți rambursat pentru kilometraj pe care îl puneți pe vehiculul dvs. personal, ar trebui să păstrați un jurnal de automobile și să transferați kilometrajul în raportul dvs. de cheltuieli pe bază zilnică sau săptămânală, în conformitate cu politica companiei. Introduceți kilometrajul pe rândul său ca element de cheltuială separat. Introduceți cuvintele "Kilometrajul personal" în coloana Beneficiar, mila și rata per mile din coloana Descriere (adică, "275 mile @ 58 cent / mile") și suma care trebuie rambursată în coloana Sumă. Rețineți că fiecare angajator are rata proprie de rambursare a kilometrajului.
Atunci când sunt introduse toate cheltuielile, acestea sunt total ca ultimul element din coloana cu suma. Dacă ați primit un avans în numerar pentru a acoperi cheltuielile, scade suma din totalul cheltuielilor. Aceasta este suma care trebuie rambursată dvs.
Angajatorii diferiți au politici diferite cu privire la modul de depunere a chitanțelor. Dumneavoastră puteți cere să trimiteți chitanțe originale sau să trimiteți scanări sau fotocopii. Este posibil să fie nevoie să le faceți referință, astfel încât să fie mai ușor pentru persoana care vă gestionează rambursarea să corespundă cheltuielilor cu primirea. Dacă trimiteți o reclamație pentru rambursarea kilometrajului, trebuie să trimiteți și o copie a jurnalului auto pentru perioada respectivă.
Trimiteți raportul de cheltuieli sub forma și însoțit de chitanțe, în conformitate cu politica angajatorului dvs. Trimiteți numai foaia de lucru care conține cheltuielile săptămânii curente, nu întregul fișier de foi de calcul cu șablonul gol și multe săptămâni de cheltuieli.
sfaturi
-
Ori de câte ori este posibil, plătiți pentru cheltuielile rambursabile cu un card de credit pe care îl utilizați exclusiv pentru astfel de cheltuieli. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți cheltuielile de afaceri rambursabile și să le reconciliați plata.
Evitați comutarea cheltuielilor de afaceri și de personal cu aceeași chitanță.
Verificați cu ușurință toate rapoartele și încasați cheltuielile cu sumele revendicate în raport. Multe greșeli apar atunci când oamenii care se grăbesc prin sarcină transferă suma incorectă de la chitanță la raportul de cheltuieli.
Verificați întotdeauna cu HR, salarizarea sau departamentul de contabilitate al angajatorului să vă îndrumați cu privire la rambursarea exactă și la timp a cheltuielilor.
Avertizare
Nu mint niciodată despre cheltuieli. Aceasta este furtul de la companie și poate duce la consecințe negative, cum ar fi terminarea sau urmărirea penală.
Consultați-vă cu angajatorul dvs. pentru orice restricții cu privire la ceea ce puteți primi rambursate. Nu este posibil ca fiecare masă să poată fi cheltuită în cheltuieli și este posibil să nu fiți în măsură să cheltuiți bani cum ar fi alcool, curățenie uscată sau parcare cu valet. Angajatorul dvs. ar trebui să aibă îndrumări în ceea ce este și nu este rambursabil.
Plătiți numai pentru propriile cheltuieli de afaceri aprobate - nu plătiți cheltuielile altor persoane decât dacă aveți autoritatea de a face acest lucru. Evitați, de asemenea, plata cheltuielilor unui alt angajat care primește rambursarea cheltuielilor.
