Comunicarea eficientă cu angajații este una dintre provocările de a fi un manager. Spre deosebire de o conversație personală, în care mesajul poate fi adaptat persoanei care le primește, atunci când vorbești cu angajații în ansamblu, trebuie să vorbești într-un stil potrivit pentru toată lumea. Acest lucru poate fi deosebit de dificil atunci când scrieți un comentariu negativ - unul care este critic sau care oferă știri proaste. A face o astfel de misiune necesită managerul să fie direct, dar și tactic. Scopul ar trebui să fie încurajarea angajaților dvs. să-și schimbe acțiunile fără a genera sentimente rele.
Predați vestea cea mai proastă. Atunci când scrieți o notă negativă, este în general mai bine să ajungeți imediat la vestea proastă. Includerea unei cantități semnificative de mesaje către mesaj are mai multe dezavantaje: în primul rând, poate face ca sunetul să se oprească; în al doilea rând, unii angajați s-ar putea să nu mai citească înainte de a ajunge la punctul memoriei; și în al treilea rând, dacă mesajul a fost anticipat, mulți angajați vor sări peste tot introducerea. Tonul acestei secțiuni ar trebui să fie simplu, iar faptele să fie clar prezentate. Încercați să evitați furia sau negativitatea excesivă.
Oferă încurajare. După ce ați expus vestea proastă, schimbați tonul și focalizați nota dvs., astfel încât să fie ceva mai optimist. Dacă scrisoarea dvs. a fost critică, oferiți cuvinte de laudă și încurajare. Dacă ați emis știri neplăcute, evidențiați pozitiv. Scopul slujbei tale ca manager este de a conduce, o sarcină care nu este niciodată mai vitală decât în vremuri de greutăți.
Prezentați o soluție. Una dintre dilemele cu care se confruntă adesea angajații atunci când primește un memoriu negativ nu cunoaște acțiunile pe care supervizorul le dorește să le ia acum. În a treia și ultima parte a scrisorii, evidențiați un curs clar de acțiune pe care angajații îl pot lua pentru a îmbunătăți situația. Această instrucțiune trebuie să ofere pași simpli pentru angajați și ar trebui să fie livrată într-un ton optimist.
Citiți-o cu voce tare. Înainte de a trimite memo-ul, ar trebui să îl priviți și apoi să-l citiți cu voce tare. Citiți-o cu voce tare mai întâi pentru tine și apoi pentru cel puțin o altă persoană care poate oferi feedback. Ascultați cu atenție alegerile proprii și încercați să auziți orice limbă care ar putea fi interpretată greșit. După ce ați făcut aceste corecții, scrisoarea trebuie corectată pentru gramatică, punctuație și ortografie - pentru a vă arăta angajaților că ați scris scrisoarea cu grijă.
