Potrivit documentului Agenției SUA pentru Protecția Mediului (EPA) "Ghid pentru pregătirea procedurilor operaționale standard", "Dezvoltarea și utilizarea POS sunt parte integrantă a unui sistem de calitate de succes, deoarece furnizează indivizilor informațiile necesare pentru a-și îndeplini un loc de muncă în mod corespunzător și facilitează coerența calității și integrității unui produs sau a rezultatelor finale. " Astfel, pregătirea adecvată a SOP-urilor este esențială pentru a pune bazele pentru realizarea unor procese coerente. Urmând câțiva pași generali, puteți pregăti SOP-uri pentru utilizare în cadrul organizației dvs.
Identificați ce proceduri sau procese din cadrul organizației dvs. au nevoie de documentație pentru a fi efectuate în mod consecvent și care sunt persoanele cele mai calificate să autorizeze POF asociat. O abordare de echipă poate fi folosită atât pentru identificarea nevoii pentru POS, cât și pentru scrierea POS.
Determinați un sistem de numerotare pentru a asigura un control adecvat al documentelor pentru POS. Sistemul de numerotare ar trebui să fie suficient de flexibil pentru a permite orice număr de SOP-uri și orice număr de revizuiri pentru SOP-urile individuale. Puneți-vă pe dvs. sau o persoană de control atribuită documentului să mențină lista principală, astfel încât să nu se utilizeze numere duplicat.
Elaborați un șablon SOP pe care toate SOP-urile organizaționale îl vor urma utilizând software-ul de procesare a textului. Pentru procedurile administrative sau programatice, șablonul trebuie să conțină, cel puțin, o pagină de titlu, proceduri (inclusiv scopul, sfera, rezumatul, definițiile, calificările personalului, procedura însăși, liste de verificare și gestionarea înregistrărilor), controlul calității și referințele. Pentru procedurile tehnice sau de laborator, modelul trebuie să conțină, cel puțin, toate secțiunile pentru POS-urile administrative menționate mai sus, pe lângă informațiile privind siguranța, atenționările, interferențele, echipamentele și consumabilele din secțiunea proceduri.
Scrieți o procedură standard de operare cu privire la modul de scriere a procedurilor standard de operare pentru organizația dvs., cunoscut sub numele de "SOP pe SOP". Utilizați modelul dezvoltat și stabiliți-vă așteptările cu privire la modul în care ar trebui pregătite toate SOP-urile, de exemplu cine identifică nevoia, cine alocă numărul, ce format să utilizeze și așteptările pentru ceea ce ar trebui să fie inclus în fiecare secțiune.
Pregătiți-vă restul PSD-urilor pe baza metodei stabilite în POS-urile POS, făcând orice revizuiri minore pentru a îmbunătăți procesul de pregătire în ceea ce privește timpul și calitatea documentelor rezultate.
sfaturi
-
Uitați-vă la cât mai multe exemple de POS, înainte de a vă pregăti pe dvs.
Avertizare
Asigurați-vă că șablonul dvs. SOP este final înainte de al emite. Orice modificare înseamnă că trebuie să revizuiți fiecare SOP scris folosind șablonul respectiv.
