Cartografierea informației este o metodă de documentare clară și eficientă pentru companiile care și-au dezvoltat deja procedurile, politicile și documentele justificative. Afacerile care încep să-și formalizeze procedurile pot de asemenea să beneficieze de metoda documentației de cartografiere a informațiilor. Cartografia informațiilor simplifică documentarea prin prevenirea dublării instrucțiunilor sau a informațiilor între proceduri. De asemenea, oferă un format pentru organizarea informațiilor într-un document astfel încât să fie mai ușor de înțeles. Conversia documentației companiei dvs. într-un format de hartă de informații se poate face în câteva etape simple, deși consumatoare de timp.
Examinați toate documentele companiei și organizați în mod sistematic conținutul în categorii care conțin instrucțiuni similare. Rafinați conținutul categoriei, eliminând conflictele și duplicările.
De exemplu, multe proceduri au o secțiune pentru responsabilități. Pentru acest tip de conținut, veți compila toate informațiile legate de "responsabilități" în toate documentele. În acest sens, puteți vedea conflicte în responsabilitățile sau domeniile în care o responsabilitate se suprapune pe alta. De aici, simplificați conținutul pentru a elimina duplicările sau conflictele. Un alt astfel de conținut care trebuie luat în considerare include definiții și precauții de siguranță.
Creați documente centrale sau alte depozite de informații controlate de revizie pentru fiecare tip de conținut.
Înapoi la exemplul nostru de responsabilități, creați un document care enumeră conținutul responsabilităților pe care l-ați îmbunătățit în ultimul pas. Asigurați-vă că faceți referire la procedurile în care sunt îndeplinite responsabilitățile. Acest lucru asigură faptul că documentația este corect interrelaționată.
Acum că un conținut similar este mutat într-un document central, vechiul conținut poate fi eliminat din procedurile inițiale. Îndepărtați vechiul conținut din procedurile inițiale, făcând trimitere la noul document de referință central.
Actualizați conținutul documentației rămase în timpul procesului de revizuire într-un format mapat cu informații. Organizați conținutul documentului prin gruparea informațiilor pertinente. Includeți sub-titluri. Folosiți tabele acolo unde este posibil, astfel încât conținutul poate fi mai bine vizualizat. Stabiliți cele mai bune practici prin includerea cunoștințelor tribale sau a pașilor pe care angajații de obicei le efectuează dar care nu au fost documentați în cadrul procedurii.
sfaturi
-
Cartografiere de informații variază de la simplu la complex și poate fi îmbunătățită suplimentar prin includerea de feedback-uri măsurabile pentru management. Pentru o implementare mai complexă, serviciile profesionale din unități precum compania de fondare Information Mapping, Inc. pot fi utilizate pentru a vă optimiza procedurile mapate sau neimprimate. (Consultați resursele)
