Menținerea unui fond de numerar mic este deținută în proporție de 90%. Ceilalți 10 la sută controlează cine are permisiunea de a accesa fondurile. Indiferent de tipul de afacere în care vă aflați și indiferent de ce folosiți banii dvs., urmând aceste două principii, împreună cu câteva proceduri simple de bugetare, va fi menținut echilibrul fondului dvs. de numerar mic.
Dovada fișierelor pentru toate achizițiile
Când conduceți un fond de numerar mic, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să stabiliți un sistem eficient și funcțional de păstrare a înregistrărilor. Trebuie să primiți chitanțe și facturi pentru fiecare tranzacție în care se utilizează numerar mic și să faceți copii ale acestora. Acest lucru vă asigură că aveți două fișiere separate în cazul în care pierdeți o chitanță. Nu doar să vă încărcați chitanțele într-un dosar, ci să le arătați în ordine cronologică și să luați în considerare trimiterea chitanțelor în foldere separate pentru fiecare lună.
Stabilirea unor utilizări acceptabile pentru numerar
Nu utilizați bani în mod nediscriminatoriu. Ar trebui să aveți setări specifice pentru ceea ce puteți utiliza în numerar și ce nu puteți. De exemplu, cumpărarea alcoolului cu fonduri ar fi, de obicei, o utilizare inacceptabilă, chiar dacă alcoolul era pentru un eveniment social sponsorizat de întreprinderi. Pentru a vă proteja pe dvs. și pe oricine altcineva cu acces la numerar, trebuie să aveți reguli scrise despre ceea ce sunt cheltuieli acceptabile.
Controlați accesul
Păstrați mereu fondul dvs. de numerar micșorat. Puteți păstra în orice, de la un sertar la un dulap la un seif, dar evitați păstrarea în cutii portabile sau alte recipiente de depozitare care pot fi mutate sau îndepărtate cu ușurință. Nu dați chei sau combinații mai mult de câteva persoane. În mod ideal, ar trebui să dai doar una sau două persoane o cheie și să dorești pe altcineva să le întrebe pe acești deținători de chei pentru orice bani de care au nevoie.
Efectuați audituri periodice
Pentru a vă asigura că banii dvs. minuscule sunt utilizați corespunzător, efectuați audituri periodice. Auditurile eficiente sunt neanunțate, iar scopul este verificarea aleatorie a înregistrărilor, a procedurilor contabile și a controlului fondului dvs. de numerar mic. Fără audit, fondurile de bani mici pot fi predispuse la abuz sau la o gestionare defectuoasă. Cea mai simplă modalitate de a efectua un audit este de a avea un manager care nu are acces la verificarea numerarului în fond la fiecare câteva săptămâni sau cam asa ceva.
