Chiar și într-o epocă de e-mail și de text, scrisori de afaceri hard-copy au locul lor. Schimbarea de la modul digital la cea de copiere poate fi o provocare: un e-mail poate suna casual, dar o scrisoare scrisă necesită un grad de demnitate și de clasă. Nu vă faceți griji cu privire la încercarea de a suna originale - sunteți mai sigură să respectați formatele încercate și adevărate și regulile etichetei de comunicare de afaceri.
Stick la punctul
Indiferent dacă răspundeți la critici sau solicitați CV-ul dvs., scrisoarea dvs. ar trebui să rămână la punct. Nu treceți niciodată dincolo de o pagină și nu fiți niciodată nedrepți. Dacă cineva ți-a scris o scrisoare de plângere care se învârte cu invective, stai politicos și calm atunci când scrii înapoi. Dacă scrisoarea inițială este despre o oportunitate de afaceri, spune mulțumesc. Nu implicați niciodată că, prin scrierea înapoi, ați rezolvat totul - că reclamantul ar trebui să fie pe deplin mulțumit, că știți că vă ocupați. Asta e pentru corespondentul tău să decidă.
Format și font
Formatul standard al unei scrisori de afaceri este unic, cu un spațiu între paragrafe și tot ceea ce se justifică la marginea din stânga. În secolul 21, este acceptabil să se îndepărteze de standardul blocului, de exemplu prin indentarea paragrafelor. Times New Roman, dimensiunea punctului 12, este aproape întotdeauna un font acceptabil și ușor de citit. Dacă compania dvs. are preferințe - spuneți, de exemplu, că favorizează paragrafele indentate - formatați-o în acest fel.
Ceea ce merge în partea de sus
Aspectul standard începe cu adresa firmei. Dacă scrieți pe papetărie cu antet, puteți sări peste asta. Sub adresa vine data, apoi numele, afacerea si adresa destinatarului. Treceți peste o linie și adresați-vă destinatarului ca "Dragă doamnă" sau "domnul" dacă nu are un titlu precum "Dr." Nu folosiți primele nume decât dacă scriitorul scris inițial a procedat.
Capătul inferior
Împachetați scrisoarea cu "Cu stimă", urmată de semnătura dvs., apoi numele dvs. tastat. Dacă trimiteți ceva cu litera, cum ar fi un formular, o estimare a costurilor sau CV-ul dvs., scrieți "incinta" sub numele dvs., urmată de o listă cu atașamentele. Dacă trimiteți ceva într-o scrisoare separată, adăugați o notă precum "sub acoperire separată: fișa financiară". Un "cc", urmat de o listă de nume, indică destinatarului pe care l-ați trimis copiilor unei alte persoane.
