Nu sunteți mulțumit de un anumit produs sau serviciu. În loc să vă plângeți prietenilor și rudelor, luați măsuri și scrieți o scrisoare de plângere. În afară de a servi ca o evidență permanentă a plângerii dvs., o scrisoare de plângere bine scrisă poate motiva compania responsabilă de produs sau serviciu pentru a vă asigura că dvs. și alți clienți nu le confruntați cu aceste probleme în viitor. Creați o scrisoare de afaceri bine formatată, care să obțină rezultate pozitive.
Elementele de care aveți nevoie
-
Pentru a scrie o scrisoare de plângere, veți avea nevoie de următoarele:
-
Facturi și încasări
-
Bază de hârtie de înaltă calitate
Creați-vă scrisoarea utilizând formatul integral, care este preferat de majoritatea companiilor din Statele Unite. Left-justify toate părțile din scrisoare. Puteți introduce un colon sau o virgulă după salut și o virgulă după închiderea completă. Alternativ, puteți lăsa semne de punctuație.
Începeți data de la 6 la 10 rânduri de sub antetul sau antetul. Utilizați formatul american, de exemplu, 15 ianuarie 2011.
Lăsați patru până la șase linii între data și adresa interioară. Includeți numele persoanei de contact și titlul companiei. Telefonați comanda companiei și cereți numele și titlul managerului corespunzător. Confirmați ortografia corectă a numelui său. Dacă nu puteți identifica un nume, utilizați un titlu adecvat, cum ar fi "Managerul de servicii pentru clienți".
Lăsați două linii goale și introduceți salutul. Nu utilizați "Stimate domnule sau doamnă" sau "Către cine poate fi îngrijorat". Utilizați numele de familie al destinatarului cu titlul personal adecvat. Dacă nu sunteți sigur despre sex, utilizați "Dragă Chris Smith".
Spațiu dublu și începeți corpul literei. Utilizați cel puțin trei paragrafe pentru literă, lăsând un spațiu dublu între ele. Pe măsură ce creați scrisoarea dvs., consultați toate facturile sau alte documente pe care le-ați primit de la companie. Asigurați-vă că toate denumirile produselor, prețurile și alte detalii sunt corecte.
Începeți cu o notă pozitivă. Utilizați primul paragraf pentru a menționa loialitatea față de numele de marcă sau de companie. De exemplu, "M-am bucurat întotdeauna de cumpărăturile pentru mobilier din magazinul dvs. Apreciez sfatul minunat pe care l-am primit de la decoratorul dvs. din magazin și mă simt foarte confortabil cu toate achizițiile mele".
Utilizați al doilea paragraf pentru a include orice detalii pe care cititorul trebuie să le cunoască pentru a vă putea procesa reclamația. De exemplu, "La data de 25 februarie 2011 am comandat din catalogul dvs. online o copertă de duvet (Ordinul nr. 5768, imprimare floral albastru, mărime regină), după două săptămâni am primit capacul de duvet. mirosul metalic, care a persistat dupa doua spalari de masini. Inchis este o copie a ordinului de expediere. Nu trimiteți copii originale ale chitanțelor sau ale altor documente.
Menționați așteptările dvs. în al treilea paragraf. De exemplu, "Deoarece caracteristica de aburi a fierului nu funcționează corect, mă aștept o rambursare completă și imediată de 52,38 $ plus poșta pe care am plătit-o pentru returnarea fierului. Voi aștepta 4 săptămâni pentru răspunsul dvs. Dacă nu aud de la dvs., voi contacta Biroul de afaceri mai bun ".
Lăsați două linii goale și introduceți o închidere completă corespunzătoare, cum ar fi "Cu adevărat" sau "Cu stimă". Lăsați patru până la șase linii goale pentru semnătura dvs. Direct dedesubt, introduceți semnătura dvs. scrisă.
Spațiu dublu și introduceți Încuietori.
sfaturi
-
Utilizați hârtie de înaltă calitate. Creați un antet care include numele, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. Scrieți paragrafe scurte și păstrați lungimea literei la o singură pagină. Utilizați caracteristica de previzualizare a tipăririi programului dvs. de procesare a textului pentru a verifica poziționarea verticală a literei. Dacă este necesar, ajustați spațiile. Adresați-vă unui prieten sau unei rude de încredere pentru a vă corecta scrisoarea. În plus față de verificarea ortografiei, erorilor de punctuație și gramaticale, prietenul sau ruda trebuie să se asigure că tonul literei este adecvat.
