Apelurile de conferință sunt utile pentru organizarea unei întâlniri cu un grup de persoane din diferite locuri care trebuie să ia decizii. Un grup de avocați ar putea avea nevoie să se întâlnească și să decidă o strategie pentru cazul clientului lor, sau un grup de burlacoreți ar putea încerca să planifice un duș de nuntă. Un apel de conferință poate ajuta un grup de oameni să ia decizii în câteva minute, ceea ce ar putea dura zile peste e-mail și ar putea fi imposibil de făcut personal.
Elementele de care aveți nevoie
-
Telefon
-
Programare de programare a întâlnirilor
Identificați persoanele de care aveți nevoie pentru a vă invita la apelul de conferință. Apoi, prioritizați importanța prezenței fiecărei persoane. Dacă există trei sau patru persoane care fac apel la conferință, prioritizarea listei de invitați poate să nu fie importantă. Dar dacă invitați șase sau mai mulți oameni, este mult mai probabil că vor exista conflicte de planificare. Asigurați-vă că factorii de decizie importanți vor putea să participe.
Contactați participanții importanți pentru a identifica conflictele de programare. Aflați dacă și când acești oameni vor fi în afara orașului pentru o perioadă lungă de timp, într-un avion și indisponibil pentru a apela sau altfel nu pot participa. Aranjați-vă timpul de întâlnire în jurul acestor conflicte.
Trimiteți o invitație tuturor participanților. Utilizați e-mail, Evite sau alt program software de invitație. Microsoft Outlook poate programa întâlnirea, trimite invitații și permite invitaților să accepte sau să refuze. Veți obține rapid o idee generală despre cine poate participa și cine nu poate. Invitații pot avea sugestii cu privire la momentele în care aceștia lucrează mai bine pentru ei și vă pot trimite și ele elemente de pe ordinea de zi în răspunsurile lor la cererea de întâlnire. Revizuiți invitația pe baza feedback-ului pe care îl primiți.
Programați întâlnirea utilizând un serviciu de convorbiri. Există mai multe companii care se specializează în organizarea de apeluri de conferință, cum ar fi inclusiv FreeConference și InstantConference. Dacă compania dvs. planifică adesea apeluri de conferință, aflați dacă compania dvs. are un contract cu un anumit serviciu de convorbiri telefonice.
Trimiteți invitația finalizată tuturor participanților. Trimiteți invitația chiar și persoanelor care au refuzat cererea inițială de întâlnire, în cazul în care vor fi disponibile ulterior. Asigurați-vă că includeți toate informațiile pertinente din invitație, inclusiv data și ora apelului, codul țării și numărul de telefon pe care participanții trebuie să îl folosească, precum și toate codurile necesare participanților. Includeți, de asemenea, numărul de contact pentru ca participanții să vă poată contacta direct în cazul în care întâmpină dificultăți în apelarea.
sfaturi
-
Dacă nu ați folosit niciodată un serviciu de convorbiri telefonice, întrebați-vă în legătură cu claritatea apelurilor și ușurința de utilizare. Există unele servicii gratuite, iar altele taxează o taxă. Comparați prețurile serviciilor cu taxă și decideți care este cel mai potrivit pentru nevoile companiei dvs.
