Terminarea unui apel de conferință poate fi crucială în ceea ce privește modul în care influențează relația și viitorul celor implicați în apel. De exemplu, în cazul în care un apel de vânzare de conferințe se termină prost și nu se vorbește despre următorii pași din procesul de vânzări, pot fi făcute confuzii care ar putea împiedica vânzarea. Cel mai bine este să planificați o strategie de ieșire pentru apel, astfel încât apelul să se încheie fără probleme.
Plan pentru apel. Cu planul potrivit, cei implicați în apel pot fi siguri că toate subiectele vor fi acoperite și că fiecare problemă de pe ordinea de zi a fost abordată. Terminarea anticipată a apelului când nu au fost comunicate toate informațiile poate fi dezastruoasă.
Planificați o strategie de ieșire pentru diferite scenarii. Dintr-o varietate de motive, apelul se poate încheia mai devreme și dacă se termină mai devreme, atunci celelalte părți ar trebui să știe cum să răspundă și ce măsuri să ia pentru a asigura că apelul nu este pierdut. Acest lucru se poate realiza prin pregătirea unor note finale și luarea unor pași acțiuni.
Rezumați apelul. Când au fost discutate toate elementele de pe ordinea de zi și au fost luate toate întrebările. Întrebați-le pe telefon dacă au altceva de adăugat, dacă nu rezumă apoi punctele de glonț ale apelului și asigurați-vă că toată lumea înțelege ceea ce sa spus. Mergeți unul câte unul și repetați pașii următori cu fiecare membru al conferinței, astfel încât toată lumea să știe cine face ceea ce și toată lumea știe că planul merge mai departe. Închideți-le spunând tuturor cum va fi comunicată urmărirea. Respectați cu atenție fiecare persoană la telefon și spuneți la revedere apoi închideți. Trimiteți un e-mail de urmărire tuturor părților care rezumă apelul.
