Gestiunea contractelor reprezintă practica asigurării respectării parametrilor unui contract în conformitate cu liniile directoare prezentate în cadrul contractului însuși. Din acest motiv, trebuie să se respecte gestionarea continuă a ciclului de viață al contractului pentru a se asigura că contractul este îndeplinit în contextul adecvat. Tipul de contract care este gestionat, de la contractele de muncă până la contractele de construcție, toate pot fi gestionate corespunzător, urmând aceeași metodologie.
Citiți prin contract în întregime. Evidențiați punctele cheie de date, inclusiv rapoarte de timp și date scadente. Marcați aceste date critice într-un calendar sau în altă aplicație de planificare pentru a vă asigura că timpii de finalizare vizați sunt înțeleși și monitorizați. Evidențiați ariile-cheie ale contractului care enumeră sarcinile de muncă și responsabilitățile generale ale angajaților cheie din contract. De exemplu, un nou contract de construcții de clădiri ar numi un maistru ca punct de contact și parte responsabilă pentru asigurarea finalizării tuturor lucrărilor subcontractuale la timp.
Programați întâlnirea de actualizare și întâlnirile cu mult înainte de fiecare dată scadentă subliniată în parametrii contractului. Asigurați-vă că aveți întâlniri față în față sau telefon cu persoane responsabile pentru a vă informa cu privire la evoluția generală a contractului. Utilizați întâlnirile intermediare ca o modalitate de a evalua progresul general al contractului și de a aborda problemele și preocupările pe măsură ce apar.
Mențineți note foarte detaliate cu privire la cine a fost vorbit, când și în cazul tuturor părților implicate în derularea contractului. Intrați cu părțile menționate în mod regulat și de rutină. Trimiteți e-mailuri sau telefon o dată pe săptămână pentru a vă asigura că lucrurile funcționează în conformitate cu graficul prezentat în contextul contractului final.
Anunțați toți administratorii și subcontractanții implicați în contract să trimiteți liste de actualizare detaliată săptămânal. Actualizările trimise prin e-mail, prin fax sau prin poșta tradițională să mențină un traseu de hârtie al tuturor progreselor contractului. Păstrați toată corespondența într-o locație sigură și ușor accesibilă.
Mențineți o listă exactă și actualizată a materialelor folosite, a materialelor necesare, a programelor de expediere și de livrare, a programelor de lucru pe contracte, a orelor de muncă efectuate pentru încheierea contractului și a tuturor celorlalte date care influențează bugetul contractului. Revizuiți, evaluați și evaluați bugetul contractului la fiecare patru până la șase săptămâni pentru a căuta modalități de reducere a costurilor și de creștere a productivității.
Organizați întâlniri suplimentare pentru a discuta contractul atunci când apar probleme sau dacă vă sunt aduse la cunoștință probleme. Nu așteptați ca problemele să devină probleme majore, încercați să eliminați problemele mai mari, găsind soluții devreme în acest proces.
sfaturi
-
Păstrați toate informațiile contractuale într-un fișier localizat central.
Avertizare
Nu depășiți parametrii contractului sau încălcați un contract în nici un fel.
