De-a lungul multor secole, contractele au devenit modalitatea universală de a stabili un acord obligatoriu din punct de vedere juridic între două părți. Gestiunea contractelor implică administrarea relațiilor dintre entități, cum ar fi clienții, partenerii, furnizorii sau personalul. Procedurile includ detalii privind modul de desfășurare a activităților de negociere, implementare, terminare și reînnoire.
Elemente de procedură
Obiectivul dvs. în managementul contractelor este de a maximiza profitul și de a minimiza riscul. Procedurile clar definite facilitează coordonarea dintre părțile implicate. Contractele comerciale includ facturi, comenzi de aprovizionare și acorduri de parteneriat. Implementarea procedurilor de gestionare a contractelor utilizând sisteme informatice sau pur și simplu documentate ca manual.
Procedurile dvs. trebuie să definească modul în care sunt specificate cerințele pentru produsele sau serviciile furnizate. Respectarea specificațiilor contractului constituie adesea baza pentru determinarea calității. Condițiile variabile ale afacerilor provoacă modificări ale contractelor, așa cum permite procedurile de gestionare a contractelor. Aplicați proceduri complete de gestionare a contractelor, astfel încât în cazul în care vor apărea probleme de factură și obligații nesoluționate, acestea vor fi soluționate mai repede, deoarece contractele dvs. sunt robuste.
Asigurați-vă că respectați statutele și reglementările care guvernează limba contractuală și drepturile și responsabilitățile celor implicați. În timp ce odată ce simpla strângere de mână a fost considerată obligatorie din punct de vedere juridic, companiile moderne se bazează acum pe o serie de documente legale pentru a tranzacționa afaceri. Documentați cum să generați patru tipuri principale de contracte: contracte fixe, costuri rambursabile, parțial definite și scrisori. Procedurile de dezvoltare și de gestionare a contractelor pentru fiecare tip trebuie să indice modul de listare a prețului, să definească domeniul de aplicare, să stabilească programul de livrare, să evalueze riscul pentru fiecare parte și să descrie orice relații de afaceri în curs de desfășurare (dacă este cazul).
Pregătește-te pentru manipularea diferitelor scenarii. Pentru contractele cu preț fix, procedurile suplimentare ar trebui să specifice condiții de atenuare cum ar fi modul de scriere a contractului, în cazul în care cantitatea exactă de materiale nu este cunoscută sau activitatea se extinde pe o perioadă lungă de timp. Unele industrii, cum ar fi industria construcțiilor, includ stimulente în contracte pentru a motiva eficacitatea operațională. Procedurile asociate cu contractele rambursabile în funcție de costuri definesc modalitățile de specificare a condițiilor astfel încât cumpărătorul să își asume riscul financiar de la vânzător, acceptând un preț care să acopere (de regulă) toate costurile, plus o taxă. Regulile de monitorizare a acestor tipuri de contracte (utilizate în mod obișnuit de către agențiile nonprofit sau de partenerii de afaceri pentru care câștigul financiar nu este obiectivul principal) implică declarații de așteptare clare. Stabiliți proceduri pentru contracte și acorduri de scrisori parțial definite. Investirea timpului și efortului în elaborarea unor proceduri cuprinzătoare asigură funcționarea fără probleme a activității companiei.
