Pentru a gestiona efectiv un birou medical eficient, indiferent dacă este vorba despre o practică mică sau o clinică mare, trebuie elaborate și implementate proceduri clare și clare care să abordeze sarcinile și responsabilitățile necesare. Procedurile de la birou ar trebui să evidențieze diverse sarcini ale angajaților, cum ar fi descrierea ce trebuie să facă recepționerii atunci când biroul se deschide și se închide. Trebuie să înțelegeți cum funcționează cabinetul medical pentru a adapta procedurile adecvat.
Elementele de bază
Procedurile de birou ar trebui să transmită modul în care pot interacționa cu clienții. Subiectele relevante includ salutări standard ale clienților (de exemplu, în persoană și prin telefon), clienții de gestionare nemulțumiți sau furioși, confidențialitatea clientului (de ex., Reglementările HIPAA), precum și setările pentru întâlniri și notificări. Aptitudinile puternice de servicii pentru clienți sunt necesare pentru majoritatea angajaților din cabinetele medicale. Astfel, procedurile ar trebui să distingă "bunul" de serviciul pentru clienți "inadecvat". Sunt necesare proceduri standard în caz de urgență sau dezastru natural, cum ar fi un incendiu sau un inundații. Creați un manual separat al angajaților pentru a discuta despre politicile referitoare la codul vestimentar, participarea, hărțuirea sexuală, salarizarea, concediul și beneficiile.
Înregistrări
Un birou medical de succes își gestionează înregistrările pacientului eficient. Procedurile de rezervă ar trebui să fie obligatorii pentru birourile fără hârtie (de exemplu, cu informații despre pacient stocate online sau pe un program de calculator). Manualul din front office trebuie să explice cum să creați, actualizați și să stocați înregistrările clientului. De asemenea, manualul trebuie să includă proceduri privind modul în care înregistrările sunt inactive, cum ar fi atunci când pacienții se mișcă. Un alt aspect important îl implică calendarele medicului. De exemplu, prin planificarea a doi pacienți în fiecare oră, un medic ar putea avea timp de 20-30 de minute. Procedurile ar trebui să explice cum să programați un număr corespunzător de pacienți pe oră și zilnic. Procedurile ar putea de asemenea să descrie un mod standard de atribuire a camerelor de examen.
Facturare
Procedurile medicului frontal trebuie să detalieze modalitatea de colectare a plăților de la pacienți. Dacă un pacient utilizează o asigurare, procedurile ar trebui să explice ce informații sunt necesare pentru a verifica asigurarea și pentru a colecta o co-plată, dacă este necesar. Procedurile ar trebui să explice dacă trebuie să plătească înainte sau după vizită când pacientul plătește din buzunar. De asemenea, descrieți pașii necesari pentru a obține rambursarea în timp util a creanțelor de asigurare. De exemplu, explicați cine va codifica sau identifica procedurile medicale pentru înregistrările pacientului, precum și facturarea. Procedurile ar trebui să precizeze modul de gestionare a conturilor datorate în trecut, cum ar fi cele care rămân restante timp de 6 luni sau 1 an.
