Depunerea este un sistem vechi care facilitează găsirea documentelor. Aceste documente pot include scrisori, memorii, înregistrări financiare, rapoarte și alte forme de corespondență. Pentru a obține un sistem coerent și eficient de depunere, trebuie să folosiți proceduri adecvate. Chiar și în epoca electronică de astăzi, întreprinderile și birourile de domiciliu trebuie să mențină dosarele de hârtie.
Categorii
Grupează fișierele în categorii. Categoria principală va fi poziția principală, reprezentând toate celelalte fișiere care vor fi plasate sub ea (subcategorii). În funcție de domeniul de aplicare al categoriei, poate cuprinde întregul sertar al dulapului de depozitare. De exemplu:
Categorie: Registrele de salarizare 2014 Subcategorii: Registrul de salarizare ianuarie 2014 Registrul de salarizare Februarie 2014 Registrul de salarizare martie 2014
Continuați subcategoriile până la sfârșitul anului. Dacă categoria dvs. va umple un sertar întreg, faceți o etichetă și puneți-o pe exteriorul sertarului; etichetați folderele subcategoriei și plasați-le în interiorul sertarului. Folosiți foldere agățate pentru categoriile dvs. atunci când aveți mai multe categorii pentru un sertar și plasați dosarele fișierelor de subcategorii etichetate în interiorul lor.
Reguli de înregistrare
Cele două reguli principale de depunere sunt alfabetice și depozitarea datelor. Când efectuați depunerea alfabetică, fișierul este în conformitate cu litera alfabetică. Pentru depunerea datelor, arhivați cele mai recente fișiere din partea de sus. Există mai multe reguli care se aplică la depunerea alfabetică.
Când se înregistrează după nume, se completează fișierul cu prima literă (de exemplu, Langston Construction, Carwash Parkinson, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Când primul nume este identic, fișierul este al doilea (de exemplu, Ace, Adele, Angie, August).
Dosar cu numele de familie (adică Connor, Luke, Denver, Marion, Fullerton, JD, Schuster, AP).
Dosar inițial când identitatea este identică (adică Garrison, DC, Garrison, EF, Garrison, GH, Garrison, YB).
Utilizați prima literă de prefix atunci când prenumele conține un prefix (de ex., De la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH, van Under, PE).
Fișier de primul nume de familie atunci când există două (de exemplu, Anderson & Leiberman, Cypress & Florsheim).
Fișierul Mac, Mc, M 'ca Mac; fișierul Sfânt și Sfânt ca Sfânt (adică, MacIntyre, McKnight, M'Clever sau Sfântul Paul, Sf. Maria).
Întreținere fișiere
Odată ce sistemul dvs. de depozitare este bine pus la punct, trebuie să îl mențineți. Au o tavă desemnată pentru ca toate documentele să fie depuse; nu-i păstrați în minte. Nu împachetați folderele sau sertarele cu fișiere; acest lucru face mai greu să le extrageți. Încercați să faceți o depunere cel puțin o dată pe zi. Dacă conduceți o companie mică, faceți-o o dată pe săptămână. Dacă aveți fișiere care sunt uzate din utilizare, creați fișiere noi pentru ele. Puneți hârtie nedorită în coșul de reciclare sau în tocătorul. Dacă fișierele dvs. sunt confidențiale, amintiți-vă întotdeauna să blocați sertarele.
