Sintagma "memo internă" este scurtă pentru "memorandumul intern". Memoriile interne sunt utilizate pentru a răspândi informații, precum și pentru a face cereri de masă ale oamenilor dintr-o companie, un departament sau o echipă. Memoriile interne atrag atenția asupra problemelor și rezolvă problemele între nenumărate alte funcții utile dintr-o organizație.
sfaturi
-
Când scrieți o notă internă, păstrați-o simplă și ajungeți direct la punct.
De ce ar trebui să scrieți o notă internă?
O notă internă este o modalitate eficientă de a ajunge rapid și eficient la mulți oameni dintr-o organizație. Cu o notă puteți face cu ușurință următoarele:
- Clarificarea sau analizarea unui subiect.
- Faceți recomandări.
- Setați mementouri.
- Da instructiuni.
- Transmite materiale.
- Efectuați anunțuri.
- Rapoarte de emisiune.
- Cereți contribuții.
- Solicitați aprobări.
Cheia pentru o notă internă eficientă este menținerea simplă. Mesajul dvs. trebuie să fie concis și livrat într-un format necomplicat, care transmite mesajul clar. Un eșantion de memorandum intern ar putea trimite rezultatele unui sondaj la nivel de companie despre prânzurile de la cantină și noul meniu îmbunătățit.
Cum formezi o notă internă?
Puteți crea rapid șablonul de memo în Word sau puteți găsi un eșantion intern memorandum. Titlul unui memorandum intern are patru componente cheie. Primul este destinatarul sau destinatarii memoriei, precedat de "TO". Al doilea este sursa memoriei, precedată de "FROM". A treia este data, precedată de "DATE", iar a patra componentă este subiectul din memo, precedat de "SUBIECT".
Ar trebui să utilizați titlurile și numele corespunzătoare ale destinatarilor. De exemplu, dacă Tom Maxwell este președintele, atunci el ar trebui să fie listat ca "Tom Maxwell, președinte". Dacă există prea multe nume, puteți folosi "Toți angajații" sau "Sef departamente" de dragul concisității. De asemenea, trebuie să vă identificați ca sursă a memoriei. Numele și titlul dvs. urmează titlul "FROM". Nu trebuie să vă deconectați la sfârșitul notei, dar puteți adăuga inițialele de lângă numele dvs. ca formă de autentificare.
Subiectul memorandumului ar trebui să fie descriptiv pentru conținutul său. Mai degrabă decât să utilizați termeni generali precum "Politica", trebuie să scrieți o scurtă expresie, cum ar fi "Politica nouă valabilă de la 1 iunie 2018".
Cum scrieți mesajul unui memoriu intern?
Un șablon de notă din Word vă poate oferi sfaturi de formatare, dar nu vă va oferi sfaturi cu privire la conținut. De regulă, întotdeauna trebuie să fie concis. Memo-ul dvs. intern trebuie să aibă o introducere cu un paragraf care evidențiază scopul notei. Apoi, ar trebui să descrieți ce a determinat memoria. Concentrați-vă doar pe ceea ce trebuie să cunoască destinatarii și acțiunile pe care trebuie să le întreprindă ca răspuns la memo. Încă nu știți ce să scrieți? Urmați acest exemplu de memoriu intern:
Data: 1 decembrie 2018
Din: Maria Ruben
Către: Personal
Re: Ceasuri noi de la 1 ianuarie 2019
Scopul acestei note este de a avertiza personalul că orele de la sală de gimnastică ale companiei se schimbă. După cereri din partea a numeroși angajați, am decis să prelungim orele dincolo de orele de program tipice pentru cei care ar putea ajunge să lucreze ore suplimentare pe noul proiect de dezvoltare. Sala de gimnastică va fi deschisă între orele 6:00 și 11:00. Spuneți-ne dacă aveți întrebări sau comentarii.
Maria Ruben
Director senior de resurse umane
Asigurați-vă întotdeauna că vă închideți nota într-o notă curată și oferiți ajutor, dacă este necesar. Terminați nota internă cu un scurt rezumat, reiterând punctele esențiale și încheiați cu un apel la acțiune.
Indiferent dacă memo-ul livrează știri bune sau rele, este întotdeauna cel mai bine să fii politicos, precis și să oferiți asistență angajaților care au nevoie de el. Dacă vă confruntați cu formatarea sau formularea, încercați să consultați câteva șabloane de memorii online pentru Word și mergeți de acolo.
