Scrierea scrisorilor de respingere a ofertelor reprezintă o parte obișnuită, dar neplăcută a derulării unei afaceri. O scrisoare de respingere a ofertei este scrisă de o companie pentru a informa o altă societate că oferta plasată de companie nu a fost acceptată. Când scrieți acest tip de scrisoare, rețineți că mesajul dvs. trebuie să fie politicos și direct. Ar trebui să explice motivele pentru care oferta a fost respinsă și ar trebui, de asemenea, să transmită că ofertele viitoare de la această companie vor fi luate în considerare cu bucurie.
Pregătiți titlul scrisorii. Includeți data, numele firmei, numele persoanei de contact și adresa companiei a cărei ofertă a fost respinsă.
Adresați scrisoarea în mod corespunzător și cu respect. Scrisoarea trebuie să fie adresată cu cuvântul "Dragă", iar numele contactului trebuie să fie listat în continuare.
Începeți scrisoarea, mulțumind companiei pentru ofertă. O scrisoare de respingere a ofertei ar trebui să fie politicoasă și ar trebui să mulțumească în mod special companiei că a oferit oferta. Acesta poate include și data și locul de muncă pentru care a fost oferită oferta.Dacă este cazul, includeți o propoziție care vă arată că ați fost impresionați de anumite detalii ale ofertei și listează ce sunt acestea.
Respinge oferta companiei. Politice afirmă că oferta plasată de această companie nu a fost acceptată și că o ofertă a unei alte companii a avut-o.
Oferiți motive pentru respingere. După ce a declarat că oferta a fost respinsă, dați companiei câte un motiv sau două cu privire la detaliile de ce a fost luată această decizie. Aceasta se poate datora prețurilor sau bunurilor de calitate inferioară sau deoarece această companie particulară nu este bine stabilită. Aceasta oferă o șansă companiei de licitare să cunoască problema și să aibă ocazia să o corecteze în deciziile de afaceri viitoare.
Încurajați compania să liciteze din nou în viitor. Închideți litera lăsând ușa deschisă pentru oportunități viitoare. Acest lucru permite companiei de licitare să știe că sumele licitate viitoare sunt binevenite și că există întotdeauna posibilitatea ca o ofertă viitoare să fie luată în considerare și eventual acceptată.
Semnează scrisoarea. Utilizați cuvântul "Cu stimă" când închideți litera și semnați numele. Includeți o scrisoare de vizită împreună cu scrisoarea, încurajând în continuare compania licitată să continue să liciteze pentru proiectele viitoare.
