O factură este un instrument de comunicare care îi spune clienților ce le-ați furnizat, cât costă și cum ar trebui să plătească. Facturile pot fi la fel de simple ca o foaie de mână cu câteva note sau pot fi sofisticate, documente computerizate proiectate profesional. Conturile clare și informative oferă companiei dvs. o credibilitate față de clienții dvs. De asemenea, vă ajută să vă plătiți mai curând, mai degrabă decât mai târziu, permițând clienților să știe când vă așteptați să le remite.
Numere de factură
Facturile sunt scrise în ordine succesivă, iar un număr de factură vă ajută să localizați sau să vă referiți la o anumită factură în ordine. Dacă facturile dvs. nu sunt computerizate, depuneți-le în ordinea în care le emiteți, astfel încât să puteți găsi cu ușurință factura de care aveți nevoie. Dacă cumperi plăcuțe de facturi pe care le completezi manual, vor veni cu numere pretipărite, iar facturile vor fi legate împreună, astfel încât să nu mai trebui să faci nici o muncă suplimentară pentru a le ține în ordine. Dacă creați facturi computerizate utilizând software cum ar fi QuickBooks sau Square, programul va face munca pentru dvs. și va emite facturile în ordine.
Când trebuie să consultați o factură, cum ar fi dacă un client are o întrebare despre plată sau dacă ați primit un cec și doriți să marcați factura ca fiind plătită, pur și simplu căutați-o pe numărul de factură. Puteți începe secvența de facturi cu orice număr pe care îl alegeți, chiar dacă scrieți prima dvs. factură, îi puteți da un număr mai mare pentru a vă face compania să apară mai bine stabilită.
Ce ar trebui să fie pe o factură?
În afară de numărul facturii, o factură ar trebui să includă tot ce aveți nevoie pentru a transmite informațiile necesare clientului dvs. pentru a vă putea plăti. Pe lângă faptul că este o notificare cu privire la o sumă datorată, factura este de asemenea un instrument util de referință pentru clienții care au nevoie să știe ce au primit și în ce cantitate. Includeți pe factură:
- Numele, adresa, numărul de telefon și adresa dvs. de e-mail a companiei dvs.
- Data la care a fost scrisă factura sau data livrării produsului. Utilizați un sistem de dating sau celălalt, dar să fie consecvent.
- Numele și adresa dvs. de facturare a clientului.
- Adresa dvs. de expediere a clientului.
- Cantitatea fiecărui articol comandat, numele sau numărul de inventar al fiecărui element comandat, prețul unitar al fiecărui element comandat și prețul total al fiecărui element, calculat prin înmulțirea cantității cu prețul unitar.
- Suma totală datorată pentru toate elementele de pe factură.
- Impozitul pe vânzări datorat, dacă este cazul.
- Termenii de plată, cum ar fi plata la livrare sau net 15 (15 zile pentru a plăti).
Utilizarea facturilor pentru plata rapidă
Un pic de gândire și de îngrijire atunci când creați facturi vă poate ajuta să vă plătiți mai rapid și mai consistent. Cu cât vă trimiteți mai curând factura, cu atât mai repede clientul dvs. va ști cât va plăti și când va fi plătită. Deși termenii de plată, cum ar fi perioada de timp dintre livrare și plată, sunt de obicei negociate în prealabil, menționând acești termeni în mod clar și vizibil pe factură pot servi drept memento utilă. În cazul în care clientul dvs. este în spatele plății pentru facturile anterioare, inclusiv o sumă totală datorată în factura curentă, poate accelera plata prin salvarea clientului în vederea obținerii unor solduri anterioare datorate.
