Funcția unui planificator de întâlniri poate fi descurajantă având în vedere numărul de detalii legate de planificarea și organizarea unei conferințe de vorbitori, dar dacă vă bucurați de provocarea multitaskingului și sunteți cunoscuți ca fiind un maestru în jonglerea detaliilor, veți fi bine pregătiți pentru loc de munca.
Elementele de care aveți nevoie
-
Lista de verificare principală
-
Spectacol contracte
-
loc de întâlnire
-
Plan de rezervă de urgență
Începeți să vă planificați conferința vorbitorilor cu cel puțin un an în avans - mai mult dacă persoanele pe care intenționați să le prezentați în calitate de invitați sunt bărbați și femei cu profil înalt și ale căror calendare umplu ani în avans. Creați o listă de verificare principală, care detaliază fiecare sarcină care trebuie îndeplinită pentru a aduce difuzoarele la conferință și la consumabilele, echipamentul și dispozițiile care trebuie obținute pentru a organiza evenimentul.
Rezervați un loc de conferințe într-o locație ușor accesibilă, care este convenabil situat în apropiere de aeroporturi, transport în comun, hoteluri, restaurante și alte facilități ca personalul de la aceste locuri sunt instruiți să se ocupe de mulțimea de conferințe 24 / Cereți-i avocatului dvs. să redacteze un contract vorbind standard, astfel încât să aveți un acord obligatoriu din punct de vedere juridic cu fiecare vorbitor care să se prezinte și să participe la eveniment.
Lucrați pe ordinea de zi a conferinței astfel încât vorbitorii să fie programați în mod intenționat. Atribuirea celor mai dinamici difuzoare pentru a trata sloturile cheie și finale, astfel încât participanții sunt încântați de comentariile primului și inspirați de cuvintele ultimului. Apropieți vorbitorii de limitele de timp și impresionați asupra lor importanța de a lăsa timp pentru a pune întrebări de teren.
Comandați consumabile, tabele de înmatriculare, organizați închirieri de echipamente, indicatoare, insigne și un sistem de carduri de credit / de numerar pentru cei care nu au cumpărat bilete în avans. Trimiteți un program de confirmare a difuzoarelor de conferințe cu câteva luni înainte de data, pentru a le permite participanților să aibă timp suficient pentru a face planuri de transport. Verificați responsabilitățile organizației dvs., cum ar fi rambursările pentru biletele de avion, casele preînregistrate sau limitele de cheltuieli permițând să vă asigurați că vorbitorii primesc o listă de evenimente sociale la care sunt invitați în cadrul vizitei.
Concepeți un plan de salvare care acoperă posibilități catastrofale: moartea sau rănirea unui vorbitor sau o schimbare de ultimă oră. Alocați voluntarilor să acționeze ca gazde a fiecărui vorbitor și să rezervați servicii de limuzină sau de taxi pentru a conduce vorbitorii în jur dacă transportul nu este printre responsabilitățile gazdei. Completați sarcinile de ultimă oră cum ar fi comanda gustărilor și a cazurilor de apă pentru difuzoare.
Asigură-ți rezistența pentru ultimele zile de preconferință - dacă ajutoarele audio vizuale vor dispărea, vor apărea amestecuri de camere de hotel și avioanele vor fi amânate, acest lucru tinde să fie momentul în care lucrurile scapă de sub control. Păstrați-vă inteligența despre dvs. și să vă bazați pe lista de verificare a maestrului. Odată ce ați scris o conferință postconfesională, vă mulțumesc pentru notele vorbitorilor, faceți-vă o favoare și faceți o vacanță. Ai castigat-o.
