Mesajele sunt adesea trimise la mai multe persoane la un moment dat și nu sunt menite să fie personalizate ca o scrisoare de afaceri este. O notă de afaceri este scrisă pentru a da instrucțiuni sau pentru a informa un public. Acest public poate fi membru al organizației dvs. sau al unei terțe părți, cum ar fi un client. Atunci când scrieți un memo client, este chiar mai important să rămâneți profesionist în memoria dvs. și să oferiți o mulțime de informații. Materiale suplimentare, cum ar fi informații despre compania dvs., pot fi incluse în memoria clientului.
Creați rubrica pentru memoria dvs. de client. Categoriile de titluri sunt To, From, Date și Subject. Secțiunea Pentru trebuie să includă toți clienții cărora le trimiteți nota. Numele dvs. merge în secțiunea De la. Data la care trimiteți nota trebuie să fie scrisă după "Data", iar obiectul notei ar trebui să explice în mod clar scopul, cum ar fi "Informații suplimentare necesare pentru proiectarea site-ului".
Scrieți primul paragraf cu clientul în minte. Primul paragraf ar trebui să fie câteva fraze care explică pe scurt scopul dvs. pentru memo. Folosind exemplul de proiect al site-ului web, ați explica proiectul pentru care lucrați pentru client, de ce aveți nevoie de informații suplimentare și care sunt informațiile respective. Acesta este un rezumat, deci nu trebuie să fie incluse încă detalii.
Scrieți corpul memoriei, care are de obicei câteva paragrafe lungi. Aici veți include detalii pentru referința clientului. De exemplu, ați putea vorbi despre aspectul proiectului de site cu care aveți probleme și despre ce informații specifice aveți nevoie de la client.
Includeți pașii de care aveți nevoie clientul să ia, dacă este cazul, în paragraful de închidere. Notele informative, cum ar fi actualizarea clientului pe o politică nouă a companiei, nu vor avea nevoie de această secțiune. Cu toate acestea, în exemplul proiectului de site, ar trebui să explicați clientului modul în care preferați ca informațiile suplimentare să vă fie trimise. Dacă nu este necesară nicio acțiune a clientului, puteți să furnizați informațiile dvs. de contact în cazul în care are întrebări. Nu uitați să-i mulțumiți pentru timpul său.
