În timpul unei zile de lucru aglomerate, este ușor ca detaliile importante să se piardă sau să fie uitate. Monitorizarea atentă este imperativă - în special în timpul întâlnirilor de afaceri. Procesul-verbal serveste ca inregistrari oficiale ale sedintei. Ei ar trebui să descrie cine a fost prezent în timpul întâlnirii, ce sa discutat și ce sa hotărât. Dacă sunt pregătite cu grijă, ele pot fi una dintre metodele cele mai eficiente de a menține pe toți informați și pe aceeași pagină despre deciziile de afaceri anterioare, actuale și viitoare.
Elementele de care aveți nevoie
-
Ședința agendei
-
Notați preluarea de elemente sau un procesor de text
Înregistrați data, ora și locația întâlnirii.
Listează, în ordinea vechimii, toți participanții.
Indicați dacă există un cvorum, dacă este necesar. Nu fiecare întâlnire necesită un cvorum sau un număr minim de participanți care să facă reuniunea valabilă. Cu toate acestea, în cazul în care este necesar și prezent un cvorum, deciziile de afaceri luate în timpul reuniunii sunt valabile și aplicabile. Fără cvorum, afacerea nu poate acționa.
Descrieți procedura în ordine cronologică. Începeți prin a observa când a fost chemată întâlnirea la comandă și de către cine.
Jot jos numele fiecărei persoane care începe un subiect și scrie cele mai importante detalii despre discuție.
Scrieți numele persoanelor care sunt de acord sau dezacord cu ceea ce este discutat și menționați concis natura acordului sau dezacordului.
Terminați fiecare secțiune a întâlnirii cu un rezumat al deciziei finale.
Continuați să repetați pașii de la 5 la 7 până când întâlnirea sa încheiat.
Scrieți o recapitulare oficială a întâlnirii pe baza notelor dvs. Utilizați antetul companiei și trimiteți copia finală fiecărei persoane care participă.
sfaturi
-
Utilizați ordinea de zi a întâlnirii ca o schiță pentru minutele de întâlnire. Agendele descriu, de obicei, subiectele majore pentru întâlnire. Folosirea agendei ca o schiță vă ajută să vă organizați minutele.
În timp ce tehnologia poate oferi anumite economii de timp, Neal Hartman, un lector senior în comunicarea managerială la Școala de Management Sloan din cadrul MIT, sugerează într-o coloană de pe site-ul Forbes că interzic tehnologia la întâlniri pentru a păstra toată lumea concentrată. Dacă decideți să utilizați tehnologia pentru a vă ajuta să capturați minutele, luați în considerare implementarea unui software fără distragere care blochează temporar accesul la e-mail, Internet sau alte programe în afară de un procesor simplu de text.
