Deși mulți oameni văd întâlnirile ca pierdere de timp, ele reprezintă o modalitate eficientă de a împărtăși informații, de a urmări progresul unui mare proiect și de a îmbunătăți comunicarea dintre membrii unei echipe. Este important ca toți participanții să participe la întâlnire și să sosească la timp pentru a preveni întârzierile inutile. O modalitate eficientă de ai determina pe cei implicați să fie acolo la timp este să-i trimită pe toți o reamintire a viitoarei întâlniri cu câteva zile înainte de a avea loc.
Trimiteți un e-mail tuturor participanților la întâlnire cu câteva zile înainte de întâlnire.
Introduceți adresele de e-mail ale tuturor celor care urmează să participe în câmpul "Către" al șablonului de e-mail, apoi începeți să compuneți mesajul.
Includeți detalii importante, cum ar fi data, ora și locația. De asemenea, puteți atașa o agendă dacă există una. Acest lucru va ajuta participanții să se pregătească pentru întâlnire.
Dacă întâlnirea va implica doar câteva persoane, puteți prefera să trimiteți un mesaj text tuturor. Acest lucru alertează participanții la întâlnirea programată și trimite detalii direct la telefoanele mobile. În acest fel, ei pot verifica detalii cum ar fi timpul și locația întâlnirii prin atingerea unui buton oriunde s-ar afla. (Asigurați-vă că aveți numărul corect de telefon mobil al fiecăruia. Mesajele trimise accidental către o linie de teren nu vor fi primite.)
