Liniile de avertizare sunt utile atunci când contactați clienții care ar fi uitat să plătească un proiect de lege, precum și contactând oamenii pentru a le reaminti despre o întâlnire sau un eveniment. Pentru acei clienți care utilizează e-mailuri frecvent, puteți trimite un e-mail de reamintire, care este o modalitate foarte convenabilă de a le ajunge rapid. Scrisorile online necesită o atenție deosebită fiecărui cuvânt pentru a vă asigura că scrisoarea dvs. nu sună agresivă sau nepoliticoasă, iar gramatica corectă este o necesitate.
Verificați exactitatea informațiilor pe care doriți să le reamintiți persoanei. Trimiterea unui memento de colectare cu informații inexacte va deruta și poate deranja un client. Numirile de reamintire a evenimentului și ale evenimentului ar trebui să includă, de asemenea, informații exacte pentru a se asigura că persoanele fizice vor efectua această programare sau vor participa la eveniment atunci când sunt solicitate.
Recunoașteți posibilitatea ca informațiile dvs. să fie incorecte sau clientul să fi trimis deja o plată. O declarație care arată că vă puteți vedea propriile înregistrări și că nu aveți alte informații la care vă puteți referi poate ajuta persoana care citește scrisoarea să vă înțeleagă obiectivul din perspectiva dvs. Recunoscând dacă partea a trimis recent o plată și această plată nu este reflectată în scrisoare va reduce un răspuns furios din partea destinatarului scrisorii de reamintire.
Fiți amabil și tratați clientul așa cum ați dori să fiți tratat, dacă vi s-a trimis o scrisoare de reamintire. Overselurile, incorectitudinile și circumstanțele atenuante se întâmplă în viața fiecăruia. Comentariile extrem de nepoliticoase sau nerespectate într-o scrisoare de memento financiară nu vor ajuta la obținerea banilor de la persoana căreia îi trimiteți scrisoarea. În schimb, mențineți cu precizie scrisoarea și discutați numai particularitățile contului într-un mod curat - evitând observațiile nepoliticoase sau dureroase.
Includeți informațiile de facturare originale atunci când trimiteți o scrisoare de atenționare care solicită plata. Mulți clienți vor cere să vadă facturarea inițială dacă au uitat ce înseamnă acest cont. Pentru a economisi timp, includeți factura inițială în scrisoarea de memento către client. Informațiile inițiale de facturare pot fi o legătură la contul clientului online atunci când trimiteți o scrisoare de reamintire prin e-mail.
Solicitați un răspuns. Solicitarea unui răspuns de la client poate include solicitarea unei remiteri de plată, a unui apel de retur, a unui răspuns prin e-mail sau completarea informațiilor corecte de contact și returnarea acestora către dvs. Solicitând un răspuns din partea clientului, într-un mod amabil, sunteți mai apt să deschideți clientul pentru a discuta contul și a obține o plată de la client.
Furnizați informații de contact pentru a vă contacta. Asigurați-vă că aveți toate informațiile de contact din e-mailul de reamintire. Este posibil ca o adresă fizică sau o adresă poștală să nu fie suficientă; includeți numere de e-mail, site-ul web, telefon și fax pentru a oferi clientului cât mai multe modalități de a vă ajunge cât mai mult posibil.
