Oamenii duc vieți agitate și nu-și amintesc întotdeauna când trebuie să facă ceva. Trimiterea unor scrisori de reamintire cu privire la un termen limită poate fi pur și simplu o favoare profesională sau poate fi parte a sistemului dvs. de conturi. Tonul acestor litere depinde de motivul pentru care trimiteți un memento. De exemplu, veți folosi un ton de susținere dacă vă reamintiți părinților ocupați despre termenul limită pentru înscrierea la tabăra de vară. O scrisoare de afaceri care amenință acțiunile legale în cazul în care un proiect de lege nu este plătit necesită o abordare diferită. Eficacitatea scrisorilor de reamintire este trimisă cu mult înainte de termenul limită pentru a acorda destinatarului timp pentru a acționa.
Scrieti scrisoarea cu un ton de conversatie daca scrisoarea este menita ca un memento prietenos. Pentru o scrisoare prietenoasă, folosiți primul paragraf pentru a începe scrisoarea într-un mod deschis, cum ar fi o observație despre cum se apropie rapid sfârșitul primăverii, ceea ce înseamnă că termenul de înscriere pentru tabăra de vară se apropie rapid. Pentru o scrisoare de afaceri mai profundă, ajungeți imediat la punctul indicând motivul pentru care scrieți și motivul pentru care destinatarul trebuie să răspundă la scrisoare.
Începeți al doilea paragraf prin menționarea limpede a termenului. Oferiți informații clare, specifice despre termenul limită, cum ar fi miercuri, 7 decembrie, ora 17:00. ET. Timpul este opțional, dar este util în anumite situații.
Furnizați instrucțiuni clare cu privire la modul de îndeplinire a termenului limită. Posibilitățile includ trimiterea unei plăți în așa fel încât să fie primită la data sau înainte de termenul limită sau să vă înscrieți online pentru o funcție înainte de termenul limită. Să se afișeze alte informații relevante, cum ar fi suma de plată datorată sau alte informații necesare îndeplinirii sarcinii.
Spuneți destinatarului consecințele pentru lipsa termenului limită. De exemplu, atrage atenția asupra faptului că persoanele care se înregistrează după termenul limită vor plăti o taxă mai mare sau că nu există prevederi pentru înregistrarea târzie.
Sfârșit cu o închidere completă, cum ar fi "Salutări cu căldură" sau "Cu stimă cu dvs.".
