Crearea de procese de afaceri repetate este o parte importantă a construirii și desfășurării unei organizări eficiente. Procesele de afaceri bine concepute și documentate sunt esențiale pentru succesul activităților de afaceri, indiferent dacă compania este o întreprindere mică de două sau trei persoane sau o corporație mare cu sute de mii de angajați. Întreprinderile care nu-și iau timp și grijă să creeze procese repetabile, riscă să ridice probleme de calitate și consecvență.
Definiție
Un proces de afaceri este un mijloc de vizualizare și documentare a pașilor într-un proces de afaceri. Diagrame de flux intrări de documente sau cereri de informații, produse sau orice alt produs; etapele procedurale pentru a satisface această cerere; și ieșirea sau livrarea, care este generată de intrare.
Componente
Componentele de bază ale fluxului procesului de afaceri sunt intrările și ieșirile, care sunt de obicei indicate de ovale. Unele metodologii folosesc cercuri pentru a indica o intrare sau o ieșire. Fie / sau deciziile sunt indicate de cutii de diamante. Procedurile de acționare sunt indicate prin dreptunghiuri din grafic. Unele fluxuri utilizează săgeți pentru a indica vizibil direcția fluxului de procedură. În unele cazuri, casetele modificate sunt folosite pentru a desemna lucruri ca un pas procedural care necesită executarea unui proces sub-business. Subprocesele sunt documentate cu fluxuri separate de procese de afaceri.
Unelte
Instrumentele utilizate pentru a crea fluxuri de proces variază de la extensii de flux-diagramă în procesoare de text la software dedicat pentru graficul de flux cum ar fi Visio sau Calligra Flow. La nivel înalt, software-ul Enterprise Resource Planning are adesea module dedicate diagramelor de flux legate de alte module de planificare a resurselor pentru a se asigura că sunt satisfăcute nevoile de aprovizionare Kanban sau Just In Time.
Metodologiile
Metodologiile fluxului de procese de afaceri asigură coerența între procesele de afaceri pentru o anumită organizație. Majoritatea metodologiilor sunt determinate de alegerea unui sistem ERP special sau a unui sistem de diagramă flux. Este comun pentru o organizație să definească metodologii care să sprijine practicile sale unice de afaceri, cum ar fi includerea structurilor de date într-un flux de proces.
Personal
Crearea fluxurilor de proces este un domeniu specializat. Într-un proces de afaceri bine pus în aplicare, specialiști în proiecte de dezvoltare, documentare și inginerie - adesea tehnicieni - scriu și dezvoltă fluxuri de procese de afaceri exacte și utile prin consultări și intervievarea experților în materie. Persoanele implicate îndeaproape într-un proces de afaceri au adesea probleme să se distanțeze de porțiunea lor din proces și să vadă procesul general de afaceri dintr-un punct de vedere organizațional. Prin aducerea unor specialiști în procesul de documentare a proceselor de afaceri, o organizație asigură crearea unor fluxuri de procese de afaceri care vor aduce beneficii întregii organizații, în loc să fie orientate către o anumită parte a organizației.
