O scrisoare de angajament este un acord oficial de acordare a unui sprijin material unei organizații de afaceri, nonprofit sau de cercetare. Scrisori de angajament în lumea afacerilor conturează, de obicei, promisiunile de a oferi finanțare sau împrumuturi, în timp ce cele pentru organizațiile nonprofit conturează, în general, angajamentele față de colaborare, parteneriate sau alte forme de sprijin material. Indiferent dacă vă angajați să finantați o afacere sau să sprijiniți un grup comunitar nonprofit, trebuie să vă asigurați că scrisoarea dvs. de angajament - ca orice corespondență serioasă de afaceri - este concisă, clară și diplomatică.
Examinați informațiile dvs. Scrisoarea dvs. de angajament va schița toate detaliile acceptate anterior de sprijinul dvs. (cum ar fi sumele de bani care urmează să fie împrumutate, planurile și planurile de urgență), deci asigurați-vă că toate informațiile relevante sunt actuale. Scrisoarea dvs. ar trebui să contureze doar termenii deja conveniți de ambele părți. Nu utilizați litera pentru a adăuga sau modifica termeni sau condiții.
Identificați termenii de bază ai acordului dvs. Deschiderea scrisorii dvs. ar trebui să vă identifice pe dumneavoastră și pe toate celelalte părți implicate în acord, precum și termenii de bază și obiectivele angajamentului dumneavoastră. Dacă angajați fonduri pentru un proiect sau o afacere, specificați sumele. Dacă vă angajați într-un alt tip de sprijin sau colaborare, descrieți pe scurt tipul de sprijin pe care îl veți oferi.
Descrieți-vă rolurile și responsabilitățile în acord. Fii specific. Spuneți exact care este rolul dvs. și descrieți gama dvs. de responsabilități. Dacă oferiți fonduri, descrieți programele de plată, precum și planurile de urgență în cazul în care nu vă puteți îndeplini angajamentul. Dacă finalizați un angajament pentru o colaborare nonprofit sau de cercetare, descrieți responsabilitățile exacte (cum ar fi serviciile sau facilitățile pe care intenționați să le furnizați) și rolul pe care dvs. sau organizația dvs. îl veți juca în colaborare.
Păstrați-vă scrisoarea clară și concisă. Unele surse sugerează că scrisorile comerciale de intenție sunt limitate la o singură pagină. În unele cazuri, literele efective pot fi scurte ca un singur paragraf.
Fiți cordiali. Dacă scrieți o scrisoare de angajament față de o organizație nonprofit, rețineți că scrisoarea dvs. poate fi văzută de alte agenții care susțin sau monitorizează această organizație, așa că asigurați-vă că ați explicat motivele pentru care doriți să lucrați cu acel grup.Menționați, de asemenea, orice colaborare anterioară pe care ați avut-o cu grupul. Acest lucru vă va întări imaginea și cea a colaboratorilor dvs., în ochii celorlalți susținători ai organizației nonprofit, cum ar fi entitățile care acordă finanțare.
