Un sistem de inventar perpetuu este un set de procese contabile care ajută o companie să raporteze date privind inventarul financiar. Multe companii utilizează acest sistem - în special cele care utilizează un sistem de contabilitate a costurilor pentru comenzile de serviciu sau care vând multe tipuri diferite de inventar. Companiile trebuie să echilibreze avantajele și dezavantajele unui sistem perpetuu înainte de punerea în aplicare a acestuia.
Raportarea exactă
Companiile beneficiază adesea de o raportare financiară mai precisă, cu un sistem de inventar perpetuu. Contabilii actualizează registrul general după fiecare tranzacție de inventar. Acest lucru are ca rezultat un cont de registru general care reflectă îndeaproape inventarul fizic real pe mâini. Proprietarii și managerii pot deci să ia decizii de calitate pe baza corectitudinii raportării valorilor stocurilor. De asemenea, aceste metode beneficiază de mai multe tipuri de inventar, deoarece contabilii urmăresc cu exactitate fiecare dintre ele prin registrul general.
Managementul electronic
Sistemele de inventariere permanentă folosesc frecvent metode electronice pentru a înregistra tranzacții. Un exemplu este sistemul de coduri de bare pe care un vânzător de îmbrăcăminte îl utilizează atunci când vând bunuri. Fiecare scanare înregistrează date care actualizează valoarea inventarului companiei. Contabilii folosesc aceste informații pentru a echilibra registrul general. Companiile folosesc de asemenea datele pentru a comanda bunuri folosind un sistem just-in-time. Comandarea electronică ajută la prevenirea stocurilor și vânzărilor pierdute.
Cost
Multe sisteme de inventar perpetuu sunt costisitoare. Costul pentru aceste sisteme este dublu. Tehnologia necesară funcționării sistemului poate fi o cheltuială majoră de capital. Actualizarea sistemului pentru noile modificări ale tehnologiei este, de asemenea, costisitoare. Formarea angajaților pentru utilizarea corectă a sistemului este încă o altă cheltuială. Din punct de vedere administrativ, companiile trebuie să găsească contabili care să poată lucra în sistem și să gestioneze schimbările frecvente în registrul general.
Proces
Sistemele de inventar perpetuu sunt deseori de consumatoare de timp. Actualizările electronice la registrul general al unei companii pot duce la necesitatea reconcilierii contului. Contabilii vor petrece adesea ore abundente în fiecare săptămână sau lună pentru a reconcilia inventarul. Erorile persistente pot provoca și alte complicații. Contabilii trebuie să corecteze erorile și să echilibreze contul de inventar înainte de închiderea cărților companiei. Raportarea cifrelor inexacte de inventariere poate declanșa un audit, ducând la posibile probleme pentru companie.
