Întreprinderile care mențin inventarul utilizează sisteme de inventar pentru a gestiona nivelurile de inventar atât în depozit, cât și în uzină. Aceste societăți trebuie să decidă între utilizarea sistemelor de inventariere a perioadelor și a sistemelor de inventariere perpetuă. Cu oricare dintre sisteme, compania trebuie să efectueze un inventar fizic cel puțin o dată pe an. Un inventar fizic oferă câteva beneficii pentru gestionarea afacerii.
Sisteme de inventariere
Sistemele de inventar îndeplinesc nevoile unei afaceri prin furnizarea de informații privind cantitățile de inventar și valori ale dolarului. Multe sisteme de inventar furnizează informații privind locația depozitului specific al inventarului și cantitatea deținută în acea locație. Întreprinderile și administratorii instalațiilor utilizează aceste informații pentru a localiza anumite elemente pentru a le trimite clienților sau pentru a determina dacă societatea are nevoie să rearanjeze un anumit element de inventar, deoarece inventarul disponibil a scăzut. Sistemele de inventariere furnizează, de asemenea, informații departamentului contabil cu privire la valoarea totală a stocurilor deținută de companie.
Inventar perpetuu
Un sistem de inventar perpetuu actualizează de fiecare dată când depozitul primește inventarul de la furnizori, precum și de fiecare dată când depozitul expediază inventarul unui client. Sistemul inventar perpetuu furnizează soldul inventarului în orice moment. Acest echilibru se actualizează continuu. Multe companii folosesc scanere și coduri de bare pentru a înregistra cu ușurință modificări ale soldurilor de inventar. Aceste companii scot piese de inventar atunci când acestea sunt livrate sau primite, care actualizează automat soldul din sistemul de inventariere.
Inventar fizic
Un inventar fizic constă în numărarea manuală a fiecărui element de inventar și al comparării acestuia cu cantitatea înregistrată în sistemul de inventariere. Unele companii separă angajații în două grupuri, câte un grup numărând fiecare element, iar cel de-al doilea grup redistribuind fiecare articol. Acest lucru permite companiei să compare cele două contează cu cantitatea înregistrată în sistem și să identifice problemele potențiale de inventariere. Un inventar fizic permite companiei să determine corect cantitățile de inventar, să identifice ajustările necesare de inventar și să investigheze variațiile.
Ajustarea stocurilor
Uneori, companiile descoperă discrepanțe între cantitățile reale din inventar și inventarul înregistrat. Când se întâmplă acest lucru, compania înregistrează o ajustare a inventarului pentru a corecta soldul stocurilor în sistem. Cantitățile de reglare provin din compararea cantității reale cu cantitatea sistemului. Scopul ajustării inventarului este de a face sistemul de inventar egal cu inventarul propriu-zis al companiei.
Evoluția inventarului
După efectuarea unui inventar fizic, o companie investighează variațiile cantitative descoperite pentru a determina motivul variațiilor. Modificările apar în mod obișnuit ca urmare a erorilor angajaților, furtului sau distrugerii.
