Câștigarea turmelor pe inventarul dvs. este unul dintre cele mai provocatoare lucruri legate de operarea unei afaceri. Din partea operațională a lucrurilor, veți dori întotdeauna să aflați cât de mult este disponibil produsul pentru a vinde și când să obțineți mai mult. Contabilii dvs. vor avea nevoie, de asemenea, de inventare precise, astfel încât să vă poată păstra ordinele și să vă dea informațiile necesare pentru a lua decizii de afaceri. În cele mai multe, dar nu toate, cazuri, probabil că veți dori să faceți acest lucru printr-un sistem permanent de inventariere.
Sistemul de inventar periodic
Există două modalități de a gestiona controlul inventarului. Una este prin ceea ce se numește un sistem periodic de inventar, ceea ce înseamnă că la sfârșitul unei perioade date - o lună, un sfert, un an sau orice lucru care funcționează în situația dvs. - vă închideți ușile și contorizați fizic indiferent de inventarul pe care îl aveți. În scopuri contabile, veți numi acest inventar de închidere pentru perioada dvs. Numărul inventarului anterior a fost inventarul inițial pentru această perioadă. Veți adăuga toate achizițiile dvs. la inventarul de pornire, veți scăpa toate vânzările și într-o lume ideală, rezultatul va arăta foarte mult ca inventarul dvs. de închidere. Bineînțeles, nu trăim într-o lume ideală și, în practică, cu cât vă deplasați mai mult timp între inventarieri, cu atât mai multe discrepanțe se vor strecura înăuntru. În sistemul de inventariere periodică, cantitatea de inventar este exactă imediat după ce a fost calculată este un inconvenient major.
Sistemul inventar permanent
Sistemul de inventar perpetuu necesită mult mai multă configurație, dar odată ce este în vigoare, este mult mai ușor de operat. Fiecare bucată de inventar pe care o dețineți este introdusă în sistemul dvs. de computer cum este achiziționat. Când iese din inventar, atunci când este vândut sau consumat, acesta este dedus automat din inventarul de mâna din sistemul dvs. de calcul. Dacă modelul dvs. de afaceri se învârte în jurul valorii de cunoașterea a ceea ce aveți și atunci când va trebui să comandați mai mult, ceea ce se aplică aproape fiecărei afaceri, utilizarea metodei inventarului perpetuu oferă multe avantaje.
Periodic Versus Perpetual Inventory
Ce abordare veți lua pentru gestionarea inventarului depinde de situația dvs. Dacă sunteți mulțumit să operezi pe bază de "mama și pop", menținând afacerea dvs. mic și inventarul dvs. redus, un sistem periodic de inventar ar putea fi tot ce aveți nevoie. Configurația este minimă și puteți să vă numărați inventarul ori de câte ori credeți că este necesar. Dacă planurile dvs. pentru compania dvs. implică destule creșteri, veți dori să implementați metoda inventarului perpetuu cât mai curând posibil, în mod ideal din prima zi.
Dezavantajul este că metoda de inventariere perpetuă este complicată pentru a fi înființată și necesită o investiție semnificativă în computere, software și expertiză. Dacă utilizați un buget restrâns, adesea în cazul întreprinderilor noi, această investiție inițială ar putea fi mai mare decât cea pe care o puteți gestiona confortabil. Uneori, va trebui să vă stabiliți un sistem de inventariere și contabilitate care să furnizeze un management de inventar perpetuu pe termen scurt, dar să poată fi îmbunătățit până la o ofertă mai completă, deoarece afacerea și veniturile dvs. cresc.
Nu este perfectă
Întregul punct al unui sistem de inventar perpetuu este că veți avea întotdeauna o informație corectă și actualizată despre ce articole sunt disponibile. Asta este în mare măsură adevărat, dar în lumea reală, există întotdeauna un decalaj între teorie și practică. Veți pierde produsul pentru spargere și furt; furnizorii vă facturează incorect, veți primi comenzi peste sau scurte cu câteva piese, personalul de vânzări va suna în vânzări sau nu va fi returnat în mod incorect și așa mai departe. Practicile bune de instruire, de securitate și de manipulare a inventarului vă pot ajuta să păstrați acest lucru la un nivel minim, însă va trebui tot timpul să faceți o contabilitate reală pentru a verifica numerele cu care lucrați.
S-ar putea să optați pentru a efectua un inventar fizic complet cel puțin o dată pe an, sau puteți opta pentru "numărul de cicluri în desfășurare". Asta înseamnă că veți alege anumite porțiuni din inventarul dvs. pentru a fi numărate în mod regulat în căutarea unor discrepanțe. Puteți să vă concentrați doar pe elementele cu cea mai mare valoare sau pe cea cu cel mai mare volum, deoarece acestea sunt cele mai susceptibile de a vă da probleme sau puteți să vă numărați întregul inventar câte puțin pe parcursul anului și să vă ajustați inventarul atunci când găsiți erori.
Inventar perpetuu în medii de retail / en-gros
Cel mai bun caz pentru sistemele de inventar perpetuu este în comerțul cu amănuntul. Când clientul dvs. aduce un produs până la contor, îl veți suna cu un tip de scaner sau, probabil, prin introducerea manuală a unui număr. Scanarea este mai bună, ori de câte ori este posibil, deoarece reduce șansele de greșeli. Odată ce vânzarea este finalizată, sistemul dvs. va reduce inventarul disponibil la îndemână pentru a permite ceea ce merge pe ușa în mâna clientului.
Dacă unul dintre ceilalți dvs. agenți de vânzări caută produsul respectiv de pe un computer dintr-un alt departament, noul total revizuit este ceea ce se va afișa pe ecran. De asemenea, sistemul dvs. vă poate solicita să comandați mai mult atunci când consumabilele dvs. scad sau chiar plasați comanda în mod automat. Cele mai bune sisteme urmăresc reducerile furnizorilor dvs. și minimele de comandă, astfel încât să le puteți seta să nu comande 950 de bucăți dacă există o reducere la 1000. Angrosiștii lucrează în același mod, cu excepția faptului că achiziționează de la producători și distribuitori și vinde comercianților cu amănuntul.
Inventar permanent în medii de producție / producție
Dacă sunteți în afacerea de a face produse, mai degrabă decât să le vindeți, veți folosi un sistem de inventar perpetuu puțin diferit. În acest caz, elementele din inventarul dvs. sunt materii prime sau subansambluri și, în cele din urmă, vor deveni produse finite. De asemenea, va trebui să țineți evidența materiilor prime în timp ce vă aflați în călătoria lor pentru a deveni bunuri finite, care pot dura mai puțin de o secundă sau două sau mai mulți ani, în funcție de produs. În acel stadiu, sunt considerate ca fiind în curs de desfășurare. Cu un sistem eficient de inventar perpetuu, nu trebuie niciodată să vă epuizați materiile prime și veți ști cât de multe produse finite sunt disponibile pentru vânzare. Mai important, veți ști, de asemenea, care sunt costurile dvs. de fabricație, chiar dacă materialele dvs. fluctuează în costuri.
LIFO și FIFO
Gestionarea inventarului dvs. fizic trebuie să vă asigurați întotdeauna că cel mai vechi produs de pe rafturile dvs. va fi vândut mai întâi, chiar dacă nu este în mod special perisabil. Ambalarea se estompează de-a lungul timpului, cutiile se deteriorează și chiar unghiile de oțel vor sfărâma în cele din urmă. Cu toate acestea, pentru scopuri contabile perpetue, puteți decide dacă considerați fiecare piesă de inventar ca fiind cea mai veche la ora actuală sau cea mai recentă la îndemână. Aceste sisteme sunt numite first-in-out-out și last-in-first-out sau FIFO și LIFO pe scurt.Dacă prețurile cresc, cel mai vechi produs va fi întotdeauna cel mai ieftin, iar cel mai nou produs va fi întotdeauna cel mai costisitor. Dacă prețurile sunt în scădere, contrariul este adevărat. Asta are câteva implicații importante pentru modul în care țineți cont de costurile dvs.
LIFO, FIFO și COGS
Să presupunem, pentru demonstrații, că cel mai vechi articol din inventarul dvs. a fost achiziționat la 85 $, cel mai nou cost vă 95 $ și vindeți la 110 $. Dacă lucrați pe baza FIFO, profitul dvs. este de $ 110 minus costul de 85 $ sau 25 $. Dacă lucrați pe o bază LIFO, veți avea un profit de 15 USD numai pentru aceeași vânzare. Dacă obiectivul dvs. este de a raporta cele mai mari profituri posibile, poate pentru a impresiona sau a influența investitorii potențiali, puteți considera că este avantajos să utilizați metoda FIFO. Dacă doriți să păstrați profiturile înregistrate sub control pentru a minimaliza factura fiscală, metoda LIFO ar putea - în acest caz ipotetic - să aibă mai multă sens. Puteți utiliza oricare dintre metode, atâta timp cât sunteți consecvent. În ceea ce privește urmărirea costului real al bunurilor vândute în comerțul cu amănuntul sau a costului de producție din industria prelucrătoare, puteți opta pentru o metodă medie ponderată care să țină evidența costurilor reale în timp ce acestea merg în sus și în jos.
