Orice afacere care vinde un produs are un inventar. Produsele trebuie să aibă o precizie de preț pentru a maximiza profiturile și pentru a fi competitive față de rivalii pieței. Pentru aceasta, trebuie să fie cunoscute valoarea produselor și costul producerii acestora. Iată o privire asupra a două metode de înregistrare și urmărire a acestor informații vitale - sistemele de inventar perpetuu și periodic.
Inventarul este definit
Cele mai multe cred că de inventar ca oferta de elemente de pe mână, care sunt oferite spre vânzare. Deși acest lucru este adevărat, inventarul este și numele pentru diferitele conturi în care contabilul sau contabilul înregistrează aceste informații. Un comerciant cu amănuntul care cumpără produse finite și le revinde poate avea un sistem de inventar relativ simplu; producătorii vor avea mult mai multe conturi pentru a urmări valoarea lucrărilor în curs și valoarea materiilor prime utilizate în procesul de producție.
Sistemul inventar permanent
Cu un sistem de inventar perpetuu, toate tranzacțiile sunt înregistrate în contul inventarului așa cum se întâmplă. Soldul contului reflectă inventarul disponibil în orice moment. Întârzierea fizică în înregistrarea tranzacțiilor este tot ceea ce separă soldul contului de timpul real. Cu soluții tehnologice, cum ar fi scanerele de la punctul de vânzare, această întârziere poate fi foarte mică. Deoarece numărul și valorile inventarului sunt menținute în mod constant, nu este necesar un număr fizic de inventar cu sistemul perpetuu.
Sistemul de inventar periodic
Sistemul periodic utilizează mai multe conturi pentru a înregistra vânzări, cumpărări de produse noi și returnări ale clienților, printre altele. Aceste conturi sunt menținute până la sfârșitul perioadei de inventariere - care ar putea fi lunar, trimestrial sau oricare alt interval de timp stabilit de companie - apoi reconciliate cu contul de inventar. În acel moment, conturile de tranzacție sunt zero în pregătire pentru următoarea perioadă de inventar. Un sistem de inventar periodic necesită, de asemenea, un număr fizic de inventar la sfârșitul perioadei. Se efectuează orice ajustare necesară a contului de inventar, iar perioada este completă.
Supravegherea reglementară
Inventarul este un bun, la fel ca banii și bunurile imobiliare. Ca și alte active, inventarul poate fi manipulat de către administratori lipsiți de scrupule. Actul Sarbanes-Oxley din 2002, adoptat ca răspuns la scandalurile publice de contabilitate ale vremii, a codificat cerința ca informațiile eliberate de o companie să fie corecte în toate aspectele semnificative. Întreprinderile trebuie să verifice dacă controalele interne existente sunt adecvate și funcționale și că toate situațiile financiare sunt corecte. Sunt prevăzute sancțiuni pentru nerespectarea. Actul a redus în mare măsură încrederea în exactitatea informațiilor disponibile potențialilor investitori.
Cum de a alege
Factorul major în decizia de a utiliza sistemul periodic sau perpetuu este abilitatea companiei de a înregistra date despre vânzări așa cum se întâmplă. Tehnologia face ca aceasta să fie mai probabilă decât oricând, atât de multe companii vor opta pentru sistemul perpetuu. O companie care, din orice motiv, nu este pregătită să facă acest lucru, poate opta pentru sistemul periodic. În ambele cazuri, normele care reglementează contabilitatea stocurilor sunt supuse legilor și standardelor industriale contabile, cunoscute în Statele Unite ca principii contabile general acceptate (GAAP).
