La crearea unui sistem contabil, întreprinderile și organizațiile nonprofit trebuie să stabilească un cadru pentru controlul intern. Procesul de control intern ajută la asigurarea funcționării eficiente a sistemului și la angajarea tuturor angajaților așa cum era de așteptat. Având o astfel de funcție esențială de afaceri oferă o asigurare rezonabilă, prin scăderea probabilității greșelilor și protejarea activelor organizației. Datorită importanței sale, companiile fac bine să ia în considerare principiile fundamentale ale controlului intern.
responsabilităţi
Companiile trebuie să stabilească în mod clar responsabilități. Atribuirea responsabilităților specifice persoanelor le asigură că aceștia înțeleg ce rol are în menținerea controlului intern. Dacă o responsabilitate de control intern este trecut cu vederea în mod constant, un sistem eficient de control intern va clarifica cine nu îndeplinește o sarcină atribuită.
Păstrarea înregistrărilor
Memoria nu este un instrument infailibil, în special atunci când se ocupă cu cantități mari de informații sau tranzacții. A avea proceduri corecte de înregistrare va permite companiilor să aibă o istorie exactă a tranzacțiilor la îndemână. Astfel de date istorice permit companiei să se refere la aceasta mai târziu, dacă se descoperă o problemă sau dacă este necesară clarificarea.
Asigurări și legături
Din păcate, chiar și cel mai bun sistem de control intern nu poate împiedica pierderea unui activ. Prin asigurarea activelor și angajarea angajaților, o organizație poate fi sigură că va fi rambursată pentru valoarea unui activ în cazul în care activul este furat sau deturnat în alt mod.
Înregistrări de active și custodie
Într-un sistem de control intern, persoanele care au acces fizic la numerar și alte active nu sunt aceleași persoane care păstrează înregistrările referitoare la acel bun. Dacă, de exemplu, persoana responsabilă cu păstrarea înregistrărilor de numerar a fost aceeași persoană care avea cheia pentru caseta de bani, ar fi ușor pentru acea persoană să se ajute la numerar, falsificând înregistrarea de numerar. Persoana care ține înregistrările de active nu ar trebui să poată accesa fizic bunurile pe care le urmărește.
Responsabilitatea pentru tranzacțiile conexe
Uneori, trebuie îndeplinite mai multe sarcini pentru a finaliza o singură tranzacție. În acest caz, este important ca angajații diferiți să îndeplinească fiecare sarcini separate care compun tranzacția. Acest lucru asigură faptul că mai mult de o persoană a fost implicată în îndeplinirea sarcinii, sporind astfel probabilitatea ca orice greșeli sau fapte frauduloase să fie descoperite.
Controalele tehnologice
Alarmele antifurt, tastatura electronică și alte funcții de securitate bazate pe tehnologie pot ajuta organizațiile să protejeze activele. Tehnologia poate merge de multe ori unde oamenii nu pot, și pot fi la locul de muncă 24 de ore pe zi, fără a necesita plăți suplimentare sau pauze. Companiile inteligente își sporesc sistemele de control intern cu tehnologie adecvată și rentabilă.
Revizuirea independentă
Companiile trebuie să își revizuiască regulat sistemele de control intern. Acest lucru ar trebui făcut de către o persoană care nu a efectuat nici o lucrare verificată. Un evaluator independent poate raporta în mod obiectiv activitatea desfășurată pe tot parcursul procesului de control intern și nu are niciun motiv să acopere greșelile sau să fie prea optimist cu privire la procedurile de control.
