O scrisoare de urgență include planurile și procedurile pe care le va urma un departament de afaceri dacă se întâmplă ceva care ar putea afecta operațiunile companiei fie pozitiv, fie negativ. Scrisoarea ar explica cum să răspundem unui incendiu sau unei pierderi de date - sau unei norocuri neașteptate, cum ar fi o comandă mare. În timp ce un plan de contingență cuprinzător pentru întreaga afacere poate cuprinde numeroase departamente, o scrisoare de urgență se concentrează pe problemele pe care un departament individual le pot întâlni și care prezintă un plan de lucru în jurul acestor probleme.
Procese și sarcini
Fiecare supraveghetor al departamentului ar trebui să pregătească o scrisoare de urgență detaliind procesele de afaceri pe care le gestionează și sarcinile pe care le supraveghează. Această scrisoare ar trebui să includă tot ceea ce face departamentul, fiecare persoană cu care comunică, ce rezultate furnizează și când prezintă rezultatele. De exemplu, scrisoarea de contingență pentru un departament contabil trebuie să arate modul în care departamentul contabil comunică cu departamentul de vânzări pentru a înregistra conturile de încasat și metodele sale de comunicare cu departamentul de achiziții pentru a urmări conturile de plătit, precum și modul în care departamentul livrează declarațiile lunare de venit și trimestrial declaratiilor fiscale.
Puncte de nerespectare
Scrisoarea de urgență trebuie să includă punctele de eroare în fiecare proces. Acestea sunt evenimentele care pot întrerupe finalizarea unui proces sau a unei sarcini. Punctele de insuficiență pot varia de la dezastre naturale până la pierderi de date catastrofale, până la simple neconcordanțe între colegi. O scrisoare de urgență care descrie punctele de nerespectare ale departamentului contabil poate include omisiunea unor facturi de vânzări în valoare de o săptămână sau un accident de hard disk care șterge situațiile financiare importante.
Probabilitate și impact
Următoarea parte a scrisorii de urgență detaliază probabilitatea ca punctele de avarie să poată apărea și impactul pe care aceste puncte de avarie ar avea asupra operațiunilor. Scrisoarea poate arăta cum unele puncte de eroare au o probabilitate ridicată, dar reprezintă o amenințare minimă, în timp ce alte puncte de insuficiență pot fi foarte puțin probabile, dar au consecințe devastatoare. Scrisoarea de urgență pentru un sistem automatizat de înregistrare a departamentului contabil poate arăta o probabilitate scăzută de a nu actualiza înregistrările companiei, însă scrisoarea poate arăta și cum o eșec în acest sistem poate avea un impact grav asupra operațiunilor departamentului.
Plan de acțiune pentru situații de urgență
Scrisoarea de urgență va conține un plan de acțiune care conturează pașii pe care departamentul le va întreprinde dacă apare un punct de nefuncționare, astfel încât departamentul să poată lucra în jurul punctului de eroare în timp ce îndeplinește o sarcină necesară. Deși acțiunile prezentate în scrisoarea de urgență ar putea să nu fie cele mai eficiente sau mai convenabile metode de completare a sarcinii, aceștia își fac treaba. Planul de acțiune din scrisoarea de contingență a departamentului de contabilitate poate include pași pentru a utiliza cărți și calculatoare pentru cărți de hârtie în cazul pierderii datelor de pe un hard disk blocat.
