Multe companii folosesc software-ul contabil pentru a ajuta la automatizarea sarcinilor contabile de rutină, pentru a stabili controale și a crea rapoarte financiare. Cu mai multe pachete software contabile de pe piață, există, de obicei, una care se potrivește majorității nevoilor unei întreprinderi, indiferent dacă este o corporație mare sau un proprietar unic. În timp ce software-ul contabil poate fi un economizor de timp și ajuta la păstrarea datelor, există unele dezavantaje în utilizarea software-ului contabil.
Pierderea datelor sau a serviciului
Atunci când o afacere se bazează pe software-ul contabil, orice pierdere a serviciului datorată unei întreruperi a alimentării sau a unui computer poate provoca o întrerupere a activității. Distrugerile de lucru pot împiedica introducerea de noi informații, precum și împiedicarea accesului la informațiile stocate. În plus, dacă informațiile nu sunt susținute corespunzător, o întrerupere a calculatorului ar putea duce la pierderea datelor financiare.
Informație incorectă
Informațiile dintr-un sistem contabil sunt valide doar ca informațiile introduse în sistem. Deoarece majoritatea sistemelor contabile necesită introducerea manuală a datelor, rezultatele financiare ar putea fi incorecte dacă nu se revizuiesc toate datele de intrare. Dacă există o tendință de a revizui doar rapoartele finale sau rezultatul unui sistem contabil, este dificil să găsiți informații defecte.
Configuratia sistemului
Fiecare afacere are aspecte unice care pot provoca dificultăți atunci când încearcă să adapteze un pachet de software contabil generic la nevoile sale. În timp ce personalizarea este disponibilă pentru multe programe, este posibil să provoace un timp de nefuncționare și posibile inexactități, dacă nu sunt efectuate corect. De asemenea, pe măsură ce o afacere crește, este posibil să existe o nevoie de a schimba pachetele software de contabilitate; acest lucru ar putea provoca o perturbare mare, deoarece informațiile trebuie migrate și este nevoie de formare nouă pentru personal.
Cost
Un dezavantaj al software-ului contabil este costul implicat. Dincolo de cheltuielile inițiale pentru achiziționarea software-ului, există costul întreținerii, personalizării, instruirii și hardware-ului calculatorului. În timp ce economiile de timp pot justifica costul, pentru unele întreprinderi ar putea dura ani de zile înainte ca o investiție software de contabilitate să se plătească singură.
Fraudă
Informațiile stocate electronic pot fi manipulate și accesate dacă nu există controale adecvate și măsuri de securitate. Sunt necesare controale stricte pentru a vă asigura că numai personalul autorizat utilizează software-ul contabil și că are acces la rapoarte. Deoarece datele financiare pot fi sensibile și confidențiale, utilizarea software-ului contabil creează potențialul de fraudă.
