Ca și în multe domenii moderne, computerele au transformat modul în care se efectuează contabilitatea, atât pentru finanțe personale, cât și pentru întreprinderi mici și mari. În loc de a face nenumărate rânduri de intrări manuale și de a face calculele de mână, computerele au făcut o mare parte din procesul de contabilitate automat odată ce datele de bază au fost introduse. Dar contabilitatea computerizată nu este dezavantajată, iar avantajele și dezavantajele ar trebui să fie luate în considerare înainte de utilizarea contabilității computerizate.
Productivitate crescuta
Computerele sunt renumite pentru eficiență, iar contabilitatea nu face excepție de la această regulă. Utilizarea contabilității computerizate elimină înregistrările duplicate, cărțile scrise manual și notele și calculele manuale, economisind timpul personalului și permițând aceluiași angajat să gestioneze un număr mai mare de tranzacții și rapoarte.
Generarea de rapoarte automate
În loc să fie obligați să creeze manual rapoarte financiare standard de fiecare dată când sunt necesare, contabilitatea computerizată asigură crearea aproape instantanee a rapoartelor standard, cum ar fi soldurile conturilor, balanțele de verificare, registrele generale, situațiile de profit și pierderi și alte cerințe tipice de raportare.
Acuratețe îmbunătățită
Deoarece sunt necesare atât de multe calcule pentru o contabilitate corectă, computerele reprezintă o soluție ideală pentru eroarea umană. Deși pot apărea încă erori la introducerea datelor, calculele calculatorului vor spori acuratețea și fiabilitatea rapoartelor companiei.
Flexibilitate și oportunitate
Contabilitatea computerizată excelează la manipularea datelor și oferă o flexibilitate în raportarea și analiza datelor, pe care contabilitatea manuală nu o poate potrivi. Mai mult, atâta timp cât datele sunt introduse în timp util, rapoartele actualizate pot fi generate imediat, care includ cele mai recente informații ale companiei.
Ușurința protecției datelor
În cazul în care datele sunt corupte sau rapoartele sunt deteriorate sau pierdute, contabilitatea computerizată oferă o restaurare instantanee din copia de rezervă, asigurându-se că informațiile critice nu se pierd. Asistența digitală poate fi menținută pe sau în afara locației pentru o protecție suplimentară a informațiilor vitale.
Satisfacția personalului
Prin eliminarea multor lucrări de rutină implicate în contabilitatea manuală, contabilitatea computerizată permite personalului să se concentreze pe sarcinile mai largi și reduce la minimum timpul petrecut în efectuarea de sarcini repetitive, repetitive, cum ar fi calcule manuale. Ca urmare, angajații se pot aștepta la o mai mare satisfacție față de locul de muncă.
Costul inițial
În ciuda multor avantaje, un dezavantaj al contabilității computerizate este costul inițial al înființării sistemului. În timp ce prețul computerelor a scăzut dramatic an după an, software-ul contabil rămâne scump și poate costa mii de dolari.
Pregatirea personalului
Sistemele computerizate de contabilitate necesită, de asemenea, instruire software specifică pentru personal, care implică cheltuieli suplimentare de instruire pentru întreprindere și prelungirea timpului necesar pentru implementarea sistemului înainte de a fi utilizat.
Fiabilitate
Sistemele computerizate de contabilitate sunt, prin natura lor, vulnerabile la probleme precum virușii de calculator, defecțiunile de alimentare și defecțiunile hardware care pot afecta fiabilitatea și disponibilitatea sistemului. Corectarea problemelor calculatorului va duce la pierderea timpului și a productivității.
Probleme de implementare
Dificultăți importante pentru companie pot apărea din cauza nereușitei în mod adecvat a software-ului contabil sau în alegerea unui pachet software greșit pentru a satisface nevoile afacerii.Vor rezulta raportarea inadecvată sau inexactă, necesitând timp pierdut pentru a corecta problema sau pentru a implementa o nouă soluție software.
